Как выбрать офисное помещение

Содержание

Как снять офис

Как выбрать офисное помещение

Ни один мой знакомый предприниматель не смог нормально снять офис с первого раза.

Один снял помещение «за копейки» и платит тройную цену за уборку, от которой нельзя отказаться. Другой решил подписать договор как-нибудь потом, а через полгода его вещи вынесли на улицу без объяснения причин. К третьему в офис приходит собственник помещения и ночует там с друзьями.

Сергей Король

разобрался в коммерческой недвижимости

Я работал в компании, которая помогает с поиском коммерческой недвижимости. Расскажу, как недорого снять коммерческую недвижимость и не пожалеть об этом. Речь пойдет о небольших офисах, мастерских и выставочных пространствах.

Перед переездом полезно поговорить с сотрудниками и собрать с них список требований к новому офису. Это поможет не растерять коллектив после переезда.

Знакомые предприниматели рассказывают, что после переезда у них всегда кто-то собирается уйти. Если обсудить требования и учесть их хотя бы частично, то получится сэкономить на поиске новых сотрудников взамен уволившихся.

Требования стоит разделить на важные и желательные. Получится два списка, например такие.

Важно:

  • в районе станции метро «Смоленская»;
  • не дольше 15 минут пешком до метро;
  • минимум 3 парковочных места;
  • собственный туалет;
  • не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
  • охрана пускает гостей по звонку.

Было бы неплохо:

  • парковка для велосипедов;
  • несколько кафе в пешей доступности;
  • не первый и не последний этажи;
  • кирпичное здание с высокими потолками;
  • можно покрасить стены;
  • отдельная комната под переговорку.

Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год. В офисе требуется не менее 5 м² на человека.

Когда у вас составлен список требований, поиск офиса можно поручить любому свободному сотруднику — по крайней мере подбор вариантов.

Искать самому. Объявления об аренде офиса размещают на «Циане», «Авито», «Из рук в руки» и других сайтах. Приготовьтесь листать тысячи одинаковых объявлений и звонить по сотням номеров. Так офис находят примерно за месяц.

Полезно искать не только на сайтах, но и живьем. Погуляйте по желаемому району в рабочий день, заходите в понравившиеся здания и спрашивайте, сдается ли у них что-нибудь. Иногда собственники по старинке подают объявления только в газеты и не идут в интернет. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет. Так можно снять помещение, которое не выставлено на сайтах.

Обратиться к посредникам. Компании-посредники размещают на сайте отборные объявления и помогают снять офис. Комиссию за свою работу они получают от арендодателя. Самые известные посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru.

К посредникам стоит обращаться, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с самыми дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Стоимость аренды в петербургском офисном центре класса В на «Биз-цен»

Будьте осторожны с квартирами и субарендой у друзей. Большая уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра по соседству. Поэтому компании из 3—5 сотрудников часто снимают квартиры под офис. Но у компании могут возникнуть проблемы.

Если налоговая узнает, то заставит внести изменения в ЕГРЮЛ, или сделает в реестре запись о недостоверных требованиях — это отпугнет осторожных контрагентов. Кроме того, могут возникнуть трудности с визами для сотрудников.

Сотрудники одной компании долго не могли получить визы в Европу и США: посольства не доверяли компании, которая обитала в обычной квартире.

Иногда начинающие предприниматели арендуют часть офиса у дружественных компаний. Это удобно, но нужно быть готовым съехать в любой момент. Друзья могут переехать или разориться — придется срочно искать новое помещение.

Еще стоит уточнить, есть ли в договоре друзей разрешение на субаренду. Если разрешения нет, то собственник может быть против — он выгонит из офиса, не даст ключи, не пустит гостей.

Не стоит снимать у друзей помещение, если собираетесь устанавливать в нем дорогое оборудование. Вы в офисе на птичьих правах, в случае конфликта будет сложно забрать его законным путем.

Когда найдете подходящий офис, вас пригласят на просмотр. В пустом офисе будет сидеть представитель собственника и от скуки начнет задавать разные вопросы о вашем бизнесе. Обстановка такая, что хочется поскорее подписать любые документы. Но вы не сдавайтесь.

Осмотрите помещение. Обойдите помещение вдоль всех стен. Загляните за каждую картину и убедитесь, что под ней нет дыры, трещин и звукозаписывающей аппаратуры — их часто маскируют плакатами. Если не заметите трещину и подпишете договор, то она станет вашей проблемой.

Загляните в туалет, включите воду и спустите воду в унитазе. Унитаз должен смывать, в кранах должна быть вода. Если сантехника неисправна, просите всё починить до подписания договора. Если вода только холодная — что тогда?

Включите кондиционеры и дайте им поработать пару минут. Убедитесь, что они работают и в помещении не пахнет пылью, плесенью, сыростью, гниением, крысами, трупами или чем похуже. Пыльные кондиционеры придется чистить вам.

Если в офисе есть вайфай, подключитесь к нему с телефона и с ноутбука. Запустите тест скорости соединения на Speedtest.net. Если есть телефон — позвоните себе на мобильный. Если не можете дозвониться, а арендодатель юлит, мол, сейчас технические работы, то знайте: связь может так и не заработать.

Арендодатели часто хитрят с интернетом. Они говорят, что в офисе нет сети, но они помогут с подключением по выгодному тарифу от дружественного провайдера.

На деле арендатору предложат подписать договор с ежемесячной платой 10—15 тысяч рублей — в несколько раз дороже средней цены на рынке.

Знакомый владелец веб-студии полгода платил 50 тысяч рублей, но потом расторг договор и купил всем сотрудникам безлимитные мобильные модемы. Теперь платит 3 тысячи рублей за всех.

Поговорите с соседями. Полезно зайти в соседние офисы. Скажите, что собираетесь снять помещение в этом бизнес-центре, и попросите телефон для консультации. Не стоит разговаривать о недостатках аренды в бизнес-центре во время просмотра: вам вряд ли будут жаловаться при арендодателе. Лучше позвоните вечером и поговорите спокойно.

Знакомые предприниматели советуют спросить о кражах. Воровали ли из офиса что-нибудь в последнее время? Если воровали, то, скорее всего, у помещения проблемы с охраной.

Иногда арендодатель выставляет небольшую стоимость за офис в надежде заработать на дополнительных услугах: коммуналке, уборке, охране. Важно обсудить их отдельно, чтобы сбить цену.

Вот возможные услуги, которые вам придется оплачивать.

Коридорный коэффициент. Арендодатель просит оплатить часть общих помещений — коридоров, фойе.

Оплата коммунальных услуг. Узнайте заранее, как арендаторы оплачивают электричество, интернет, воду и вывоз мусора. Коммунальные платежи должны оплачиваться по счетчику.

Иначе арендодатель может выставить за них произвольные счета, которые трудно оспорить.

Кроме того, важно включить коммунальные услуги в договор (их можно назвать переменной частью арендной платы) — тогда с них получится вернуть НДС.

Парковка для сотрудников и гостей. Спросите, сколько парковочных мест полагается к вашему помещению. Парковочные места бывают фиксированные и свободные. Если важно ездить в офис на машине, то нужны фиксированные места. Иначе парковка будет забита другими арендаторами, которые приедут на работу раньше.

Охрана офиса. Нужно заранее выписывать пропуск для гостей или достаточно встретить их у охраны? Можно ли работать в офисе вечером? Некоторые бизнес-центры закрывают двери в 9 часов.

Если в офисе есть турникет, то полезно узнать про дополнительные ключи: как их получить, сколько они стоят. Иногда арендодатель пытается дорого продать ключи для новых сотрудников.

Уборка. Часто арендодатель настаивает на отдельной плате за это. Можно предложить убираться в своем офисе самостоятельно и гарантировать чистоту.

Арендные каникулы на ремонт. Если помещению нужен ремонт, то стоит попросить у арендодателя каникулы на месяц или два. Во время каникул арендатор не платит аренду, но обязуется сделать косметический ремонт по утвержденному с арендодателем плану. Обычно косметический ремонт обходится дешевле аренды, а предпринимателю достанется чистый офис с белыми стенами.

Когда офис мечты найден и все детали оговорены, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Перед подписанием договора нужно попросить собственника помещения показать документ на право собственности. Адрес офиса должен совпадать с адресом в документе.

Иногда у арендодателей случаются проблемы с собственностью из-за судов или претензий регулирующих органов. Тогда они пытаются подсунуть сертификат другого помещения в надежде, что арендатор не будет вчитываться в бумагу. Вместо красивой гербовой бумаги арендодатель предоставляет выписку из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Документ на право собственности в Тверской области. Адрес помещения указан в разделе «Объект права»

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор: когда-то он снял большое помещение, а сейчас сдает его часть. Нужно попросить у него договор аренды: там должно быть указано, что арендодателю не запрещено пересдавать офис.

Также важно заглянуть в технический или кадастровый паспорт. Посмотрите на площадь помещения, которая указана в паспорте: она должна совпадать с площадью помещения в договоре. Знакомому предложили снять офис площадью 80 м², ставка — 2000 рублей за метр. Заглянул в кадастровый паспорт, а там указана настоящая площадь: 78 м². Стоимость аренды снизилась на 4000 рублей еще до начала торга.

С вашей стороны для заключения договора потребуется пакет документов:

  1. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не старше 4 месяцев.
  2. Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет.
  3. Банковские и почтовые реквизиты (в том числе юридический адрес).
  4. Копии учредительных документов (ИНН, ОГРН, КПП).
  5. Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия.

Все копии нужно заверить печатями.

Письмо о намерениях. Чтобы помещение не ушло к другому арендатору, пока вы собираете документы, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме.

В нем кратко опишите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, в будущем он меняется на долгосрочный.

Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

  • «Арендатор безусловно обязуется допускать арендодателя и его представителей в помещение в любое время. В экстренном случае, если разрешение арендатора получено не было, арендодатель и его представители могут посещать помещение самостоятельно, без присутствия арендатора и его представителя», — к вам в офис смогут ходить посторонние люди, не пустить их нельзя.
  • «Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Найдите в договоре пункт об индексации арендной платы. При аренде на 11 месяцев арендодатель часто пишет о ее автоматическом увеличении на 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на всё время.

Виктор нашел офис мечты в здании дореволюционной постройки в Москве. Арендодатель обнял его, разрешил переезжать хоть завтра. «Ты пока освойся, наведи порядок. Выкинь всё барахло, делай что хочешь. Когда переедешь, я зайду с договором», — заявил арендодатель.

Виктор покрасил стены в белый цвет, выбросил сломанный холодильник и отодрал со стены коробку со старыми проводами. Вечером ему позвонил разъяренный арендодатель: «Ты мне всё здание оставил без телефона и интернета. Давай плати по пять тысяч рублей за каждый номер». Виктору пришлось заплатить больше 200 тысяч рублей — это годовая стоимость аренды его нового офиса.

По уму Виктору нужно было указать в договоре: «Обязуюсь сделать косметический ремонт согласно утвержденному плану». В плане следовало прописать: покрашу стены, выброшу холодильник, демонтирую ящик со стены. Если арендодатель подписал бы план, то не смог бы потребовать с Виктора оплату ремонта телефонной сети.

Нельзя делать ремонт до подписания договора.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки. Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или за два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности. Внесите в акт скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете — с вас потом не возьмут неустойку за эти проблемы.

Укажите в акте всю технику, которая есть в офисе: роутеры, чайник, мебель. Укажите количество ключей, которые вам отдали. Арендодатель не выставит вам претензии за вещи, которых у вас не было.

Шаблон акта приемки коммерческого помещения

  1. Составьте список требований к будущему офису.
  2. Ищите сами или с помощью посредников. Заходите в понравившиеся офисы в районе, где ищете.
  3. На просмотре проверяйте всё. Свяжитесь с соседями и спросите у них про проблемы.
  4. Торгуйтесь за мелочи: парковку, уборку, коммунальные платежи.
  5. Не переезжайте без договора. Не подписывайте договор не читая.
  6. Попросите у арендодателя право на собственность или договор субаренды.
  7. Подпишите акт приема коммерческого помещения. Укажите в нем технику, ключи и проблемы офиса.

Источник: https://journal.tinkoff.ru/arenda-ofisa/

Как выбрать идеальное помещение под офис

Как выбрать офисное помещение

Критерии поиска офисного помещения

Итак, вы выбираете помещение под офис Компании МейТан. Ваше воображение рисует просторные светлые комнаты, непрерывный поток заинтересованных покупателей и постоянно растущий товарооборот.

Это очень правильная визуализация! Однако, как показывает практика, найти такое идеальное помещение может быть очень непросто. Поэтому не стоит торопиться. Лучше детально оценить все возможности и параметры выбранного помещения.

 Для начала необходимо определить основные требования: желаемую площадь, ориентировочную стоимость, размер арендной платы, район. 

Выбирая идеальный офис, обратите внимание на следующие моменты:

  • площадь помещения
  • категория и техничское состояние здания
  • транспортная доступность офиса
  • расположение центрального входа 
  • соседи по офису 
  • состояние инженерных систем
  • внутренняя и наружная отделка
  • местоположение  

Площадь помещения

Руководствуйтесь правилом: лучше больше, чем меньше. Комфортно должно быть всем — и сотрудникам, и посетителям. Примите во внимание возможность проводить обучение на базе офиса (смогут ли одновременно в офисе с комфортом разместиться более 10 человек).

Важно! Может показаться удачным вариант открытия офиса на базе Торгово-офисного центра (ТОЦ). Однако это ожидание обманчиво. При рассмотрении возможности аренды площади в ТОЦ нужно учесть, что одним из минусов является невозможность проводить обучение в данном помещении.

Категория здания, в котором будет располагаться офис

От этого зависит наличие комфортных условий для клиентов и удобной инфраструктуры, а также имидж всей Компании.

Категория А – офисы, расположенные в центральной части города, в новых престижных зданиях и офисных центрах с системой кондиционирования, охраной, собственной вместительной парковкой, местами общественного питания, системой контроля доступа и т.д.;

Категория В – офисы в реконструированных современных зданиях и бизнес-центрах категории А, эксплуатируемых более 5 лет;

Категория С – офисы в зданиях, которые изначально не предназначались для офисной деятельности (административные здания предприятий, НИИ), перепрофилированные под офисы и имеющие основные коммуникации и ограниченную инфраструктуру; 

Категория D – офисные помещения в старых советских административных зданиях, требующих капитального ремонта и реконструкции;

Категория Е – офисы, оборудованные на первых и цокольных этажах жилых домов. 

Компания не ограничивает в выборе офиса конкретной категории. В связи со спецификой бизнеса МейТан офис с отдельным входом категории Е окажется удобнее и зачастую выигрышнее, чем офис категории А.

Транспортная доступность офиса

Важно, чтобы офис располагался недалеко от остановок общественного транспорта и основных транспортных магистралей города. 

Расположение центрального входа и близлежащая территория

Вход в офис должен располагаться со стороны оживленной улицы или проезжей часть. Если это невозможно и вход находится во дворе, должна быть предусмотрена заметная навигация (вывески, баннеры, штендеры), которая будет указывать направление движения к офису. Территория вокруг офиса — чистая, ухоженная, с комфортным подходом к дверям офиса.  

Удобные подъездные пути и парковка

Очень важный критерий для удобства ваших клиентов и партнеров. Размер гостевой парковки должен соответствовать потоку посетителей офиса. Если парковка напрямую прилегает к вашему офису, она может быть обозначена специальным знаком «Парковка для клиентов и партнеров Компании МейТан». Это будет являться и дополнительной навигацией, и рекламой вашего офиса.

Важно! Чаще всего проблемы с парковочными местами возникают около ТОЦ. Клиенты, приехавшие к вам офис, не имея возможности припарковаться, уезжают.

Техническое состояние здания

Осматривая помещение будущего офиса, обратите внимание на несущие строительные конструкции здания — стены, колонны, перекрытия. Трещины в несущих конструкциях могут свидетельствовать о повреждении фундаментов здания.

Если помещение расположено в цокольной части здания, необходимо убедиться в том, что оно не подтопляется грунтовыми водами (свидетельством подтоплений служит наличие разводов и грибка на стенах). Осадочные трещины или намокание стен невозможно устранить при помощи косметического ремонта. После завершения отделки данные дефекты обязательно проявятся снова. 

Внутреннее пространство

Оцените существующее положение дел: высота потолков, форма помещения, расположение несущих стен и колонн. Второй этап – это оценка возможностей перепланировки под нужды Компании. Не оставляйте без внимания и общее свободное пространство в здании. Оно должно быть комфортным для посетителей (если речь идет об офисном центре).

Соседи по офису

Обратите внимание на то, какие компании занимают соседние офисные помещения. Не допускайте соседства с конкурентами. Но и задумайтесь о взаимовыгодном соседстве с подходящими компаниями (кросс–маркетинг), ассортимент которых не пересекается с вашим.

Рекомендуем! Полезно узнать, какие компании располагались в помещении до вас и как часто менялись арендаторы/собственники. Это подскажет вам, во-первых, как идут дела у местных арендаторов. А, во-вторых, какого социального статуса люди могут зайти к вам в офис в поиске прежних владельцев. Таких случайных гостей можно конвертировать в постоянных клиентов. 

Состояние инженерных систем

Офис — это практически жилое помещение. Сотрудники и клиенты проводят здесь очень много времени, поэтому все системы жизнеобеспечения должны быть исправны. Проверьте системы водоснабжения, канализации, отопления, вентиляции, кондиционирования, электросеть, доступ в Интернет.

Как правило, стоимость помещений, в которых необходима полная замена, мелкий или крупный ремонт инженерных сетей, гораздо ниже помещений, полностью готовых к работе. При необходимости можно провести ремонт всех систем самостоятельно, при этом можно будет учесть новые требования. Это один из оптимальных вариантов в случае покупки офисного помещения. 

Важно! В офисном помещении в ТОЦ может не быть подведенного водоснабжения и системы канализации. Такое помещение неудобно для проведения мастер-классов по косметологии.

Внутренняя и наружная отделка

Поскольку нам нужно помещение с отделкой по корпоративному дизайн-проекту, отражающему фирменный стиль МейТан, учитывающее требования функциональности (площадь для организации мероприятий и обучений), рекомендуем искать помещение без ремонта и провести ремонтные и отделочные работы самостоятельно с учетом всех корпоративных требований. Пытаясь найти помещение с подходящей вам отделкой, вы можете потерять много времени и в итоге прийти к решению сделать отделку самостоятельно.

Важно! Чаще всего отделка офисных помещений выполняется в нейтральном стиле — светлые стены и пол, без дополнительных элементов декора. Это позволяет новым владельцам легко привести помещение в соответствие с корпоративными стандартами.

Если интерьер отражает чужой фирменный стиль, то вы должны провести в помещении косметический ремонт, чтобы офис строго соответствовал корпоративным стандартам МейТан.

В противном случае вы поставите под угрозу официальный статус вашего Представительства.

Итак, вы учли все обозначенные моменты. Вы нашли помещение, которое в скором времени станет офисом вашей мечты. Но не торопитесь сразу вносить предоплату и заключать договор аренды или покупки!

Ваш второй шаг — написать заявление в Компанию МейТан и согласовать открытие офиса по выбранному адресу.

Ответственный подход к выбору подходящего помещения под офис — залог успешности вашего бизнеса

С апреля по декабрь 2016 года по коммерческому предложению Компании открыто 31 Официальное Представительство МейТан.

В апреле 2016 г. Компания МейТан анонсировала запуск коммерческого предложения по открытию новых Официальных Представительств в регионах. Условия и выгода от предлагаемого проекта не заставили ждать результатов. Только за один календарный месяц по России открыто 10 офисов МейТан.

Приглашаем в прибыльный бизнес и предлагаем Вам открыть официальное представительство в вашем регионе. Представительство МейТан — это бесплатная франшиза, готовый бизнес под ключ!

Источник: https://meitanglobal.com/blog/kak-vyibrat-idealnoe-pomeschenie-pod-vash-ofis/

Как выбрать офис? Пошаговая инструкция от Арендатор.ру

Как выбрать офисное помещение

Чтобы выбрать идеальное помещение необходимо в первую очередь обозначить бюджет и рассчитать нужное количество рабочих мест. Об этом Арендатор.ру подробно рассказал в предыдущей статье.

Как выбрать офис? Пошаговая инструкция от Арендатор.ру

Конкретизировать месторасположение офиса

Территориальный фактор может иметь большее или меньшее значение. Например, одним компаниям очень удобно арендовать офис в конкретном районе – рядом с собственным производством или складом. Другим достаточно, чтобы помещение было поблизости от метро. Для третьих месторасположение вообще не имеет значения.

Совет от Арендатор.ру:

Если у вас лично нет жестких требований к географии офиса, обратитесь к сотрудникам. Возможно, большинство из них проживает в одном районе? Тогда стоит обратить внимание именно на него. Работникам будет удобнее добираться в офис, а довольные работники – это залог успеха вашего бизнеса.

Не забывайте также, что от локации во многом зависит класс офиса.

Офисы обычно делят на классы А, В и С.

  • Класс А — это элитные бизнес-центры, расположенные в центре города.
  • Класс В — менее дорогие и престижные, но вполне комфортабельные офисы в районах с хорошей транспортной доступностью. Их часто условно делят на подклассы В+ и В- (более и менее дорогостоящие соответственно).
  • Класс С — это самые дешевые офисы. Они обычно расположены в зданиях, которые «оставляют желать лучшего», далеко от метро и главных транспортных артерий.

Это, конечно, не значит, что хорошее офисное помещение можно найти только в центре города. Но все-таки определенная зависимость между качеством и месторасположением офиса имеется.

Как выбрать офис? Пошаговая инструкция от Арендатор.ру

Определиться со сроком аренды

Помещение под офис – это не квартира. Посуточно его не снимают (хотя в случае со смарт-офисами бывает и такое).

Срок аренды офиса может составлять от 1 месяца до нескольких лет. Как правило, он находится в прямо зависимости от площади помещения – большие офисы сдаются на годы, маленькие – на месяцы.

Начинающим компаниям нет смысла снимать офис на 5 лет – достаточно будет 3-6 месяцев. Для фирмы «с историей» подойдет и более длительный срок.

Совет от Арендатор.ру:

Стратаперам имеет смысл обратить внимание на коворкинги – условия аренды у них более гибкие, а цены ниже, чем в обычных офисах. От срока, на который снимается офис, зачастую зависит арендная ставка. Чем дольше аренда – тем меньше цена за 1 м2 помещения.

Найти офис

Это можно сделать самостоятельно или с помощью посредника. По отзывам компаний, на самостоятельный поиск может уйти 1-3 месяца. Это неудивительно, если учесть, что вам придется обзвонить сотни очень похожих объявлений, съездить в десятки офисов и просмотреть кипы документов.

Совет от Арендатор.ру:

Поиск офиса – дело непростое. Если есть возможность, поручите это здание отдельному сотруднику, а сами осуществляйте контроль за процессом.

У посредников есть обширные базы коммерческих помещений, и они могут подобрать офис по вашему запросу за считанные часы. Плату за свои услуги они, как правило, берут с арендодателя.

Попробуйтебесплатный ресурс по подбору офисовот нашего портала!

Как выбрать офис? Пошаговая инструкция от Арендатор.ру

Арендатор.ру работает напрямую, поэтому подбор осуществляется без комиссии. А еще мы поможем вам определиться с метражом офиса в зависимости от количества персонала.

Грамотно составить договор аренды офиса

Подходить к этому вопросу нужно как можно более тщательно и взвешенно. Увы, но нередки случаи, когда неправильно составленный договор аренды офисного помещения приводил компании к многомиллионным убыткам и судебным тяжбам.

Совет от Арендатор.ру:

Сегодня ваш офис кажется вам идеальным, а бизнес – стабильным. Завтра все может измениться. Поэтому в договоре аренды офиса обязательно нужно прописать условия его досрочного расторжения, размер неустойки и т.д.!Как выбрать офис? Пошаговая инструкция от Арендатор.ру

Недобросовестные арендодатели могут схитрить – например, попытаются сдать вам помещение площадью 100 м2, тогда как по факту в нем всего лишь 97 м2.

Думаете, разница невелика? В зависимости от арендной ставки это могут быть десятки тысяч рублей в год.

Поэтому необходимо обращать внимание не только на договор, но и на другие документы – в частности, технический и кадастровый паспорта помещения.

Совет от Арендатор.ру:

Если на рынке коммерческой недвижимости вы новичок – обратитесь к профессионалам, которые помогут не только подобрать офис, но и оформить его аренду.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/arendator/kak-vybrat-ofis-poshagovaia-instrukciia-ot-arendatorru-5d6a2497c6e2a400add9f931

Как выбрать офис? Чек-лист и инструкция выбора офиса

Как выбрать офисное помещение

Каждый, ктосталкивался с необходимостью арендовать офисное помещение, задавался вопросом– как выбрать офис и на что обратить внимание, чтобы потомне жалеть, что арендовали совсем не то, что нужно.

А такое, к сожалению, бываетчасто.

 Поэтому каждый бизнесмен хочетнайти подходящее помещение и арендовать его на долгий срок, а не переезжать постоянно,тратя деньги на переезд, ремонт, создавая проблемы и неудобства клиентам исотрудникам.

Далее мырасскажем, как выбрать офис, чтобы не попасть на обман,дополнительные расходы на оплату офиса, ремонта или услуг.

Назначение офиса

Для начала определимся, зачем женужен офис?

Глобально целей для аренды офисногопомещения всего 6:

  • Размещение сотрудников компании из подразделенийподдержки.
  • Размещение сотрудников компании, непосредственновзаимодействующих с клиентами.
  • Проведение различных мероприятий: переговоры,конференции, семинары, уроки, командообразующие и иные тренинги.
  • Размещение резервных рабочих мест на случайфорс-мажорных событий в основном офисе.
  • Размещение единоличного исполнительного органа(директора) и коллегиального (Правление).
  • Получение юридического адреса.

Соответственно,в зависимости от целей требования к офисным помещениям будут совершенно разным.Определившись с назначением, дальше становится значительно проще решить, каквыбрать офис, руководствуясь следующими критериями.

Система классификации офисов. Классы офисов A, B, C, D, E.

Местоположение.

Если вам нуженюридический адрес, то нужно искать офис только в том районе, который обсуживаетналоговая инспекция, где вы стоите или планируете встать на обслуживание. Вэтом случае местоположение становится самым важным критерием, а все остальныепрактической роли не играют.

И наоборотдля размещения резервных рабочих мест требование к местоположению не является критическиважным.

Дляпроведения тренингов и иных мероприятий лучше выбирать офисные помещения,расположенные в центре города и недалеко от станций метро.

Офисыисполнительных органов должны размещаться в престижных офисных зданиях. Такжеони могут размещаться в небольших особняках в центре города.

Дляразмещения поддержки вполне подойдут офисные помещения, расположенные запределами ТТК.

Транспортнаядоступность.

Транспортнаядоступность играет важную роль, если в офисе будут размещаться сотрудникикомпании и особенно, если в офисе предполагается обслуживание клиентов. Некаждый клиент захочет ехать на другой конец Москвы, если до офисов компании вашегоконкурента добраться гораздо легче.

Ориентироватьсянужно не только на станции метро, но и на остановки и количество маршрутовназемного транспорта, а также на загруженность дорог.

Цена.

Вопрос цены естественноиграет самую важную роль. Если денег на аренду нет, то и нет смысла задаватьвопрос: «Как выбрать офис?». Специально вопрос цены мы здесь рассматривать небудем, каждая компания сама формирует бюджет исходя из своих возможностей.Дадим лишь несколько советов:

  1. Чем дальше от центра, тем, как правило, дешевле.
  2. Чем менееудобно расположен офисный центр, тем дешевле.
  3. Состояниеотделки, как правило, не играет значительной роли в стоимости аренды, но можетбыть основой для предоставления арендных каникул.
  4. Всегда нужно торговаться с арендодателями, даже еслиони говорят, что никаких скидок не предоставляют.

Состояниепомещения

Данный критерийопять-таки зависит от ваших целей и финансовых возможностей. Как правило, дляразмещения служб поддержки можно обойтись косметическим ремонтом или вообщеотказаться от ремонта офиса, ограничившись лишь монтажом кабельной сети дляинтернета и телефонии.

Дляразмещения офиса директора или фронт-офиса делать ремонт придется и его объемы,сроки и стоимость зависят от требований к помещению для руководителей или брендбукакомпании.

В целом мысоветуем искать офисы с отделкой. В этом случае вы экономите не только деньги,но и время. Кроме того, в этом случае можно сделать ремонт только в частипомещений, оборудовав их под потребности самой компании (офисы руководителей,переговорные комнаты).

Где искать помещение в аренду. 5 главных источников информации.

Либо договариватьсяс арендодателем, чтобы он осуществил подготовку офиса под чистовую отделку.Такие услуги предоставляют многие арендодатели, которые имеютстроительно-ремонтные подразделения в штате или на аутсорсе. Это позволит сэкономитьвремя, деньги, а также сделать офис максимально отвечающим потребностям компании-арендатора.

Социально-бытоваяинфраструктура.

Конечно,потребности у людей разные, но минимальный уровень сервиса для сотрудников,работающих в офисе, должен быть обеспечен, так как далеко не все готовы каждыйдень возить с собой коробочки и судочки с едой.

В самомздании или шаговой доступности должны быть расположены столовая и продовольственныймагазин. Это не только обеспечит минимальный уровень для удовлетворения бытовыхпотребностей сотрудников, но повысит эффективность работы сотрудников, которыене придется ездить в другие районы, чтобы пообедать.

Не лишнимбудет и размещение в офисе аппаратов со снеками, напитками или даже простымизакусками. Вам это ничего стоить не будет, наоборот, вендоры вам даже заплатят аренднуюплату, зато сотрудники будут благодарны.

Удобство дляклиентов

Еще одинмомент, который нужно принимать во внимание при выборе месторасположения офисаэто месторасположение ваших клиентов. Если они расположены в каком-токонкретном районе, то и ваш офис должен быть расположен там же.

Дополнительныеуслуги.

Наличиедополнительных услуг особенно важно при аренде офисов для проведения различныхмероприятий. Некоторые компании готовы предоставить только офис и мебель,другие – обеспечивают полный спектр услуг для организаторов и участников:

  • Офисноепомещение.
  • Необходимую мебель.
  • Проектор.
  • Экран.
  • Микрофон и динамики.
  • Пропускной режим.
  • Контроль безопасности.
  • Обеспечение едой и напитками.
  • И т.д.

Для офисов,арендуемых в качестве юридического адреса, важна услуга получения и передачикорреспонденции.

Оборудованиепомещений.

Если в офисепредполагается размещение людей, то он должен быть в обязательном порядкеоснащен системой пожарно-охранной сигнализации, а также соответствовать противопожарнымтребованиям. Не стоит рисковать жизнями и здоровьем людей, а также своимкошельком и свободой. В случае сомнений лучше обратить к специалистам, которыедадут свое заключение по данному вопросу.

Если естькакие-то специфические требования – повышенная электрическая мощность,категория надежности, материал перекрытий, то эти требования нужно сформулироватьзаранее, перед подписанием договора аренды.

Договораренды.

Этодокумент, которые зафиксирует ваши отношения с арендодателем на конкретный срок.

Уделите его изучению время и сделайте это предельно внимательно, чтобы вдальнейшем для Вас не стало неприятным сюрпризом, что за парковку нужно платитьотдельно, в выходные доступ в офис закрыт, за курение ваших сотрудников штраф,который платить будете вы, что вы несете ответственность за все, даже за тесферы, за которые по закону отвечает арендодатель и т.д.  Задавайте себе вопрос: «А этот пункт тут зачем,чем он мне грозит?»

В случаеподписания договора субаренды, изучите внимательно договор аренды, так как вслучае, расторжения договора аренды между арендодателем и арендатором егоусловия будут применяться к вам.

Обращайтесьза помощью к профессиональным брокерам по недвижимости или юристам, отдайтепредпочтение тем, кто занимается только коммерческой недвижимостью.

Заключение.

Для помощи в выборе офиса в аренду предлагаем вам использовать вот такой чек-лист. Надеемся, что он поможет Вам сохранить время и деньги и выбрать офис, который в максимальной степени отвечает потребностям вашей компании и вашего бизнеса.

Источник: https://labned.pro/kak-vybrat-ofis/

Как выбрать офис и не сойти с ума — Офис на vc.ru

Как выбрать офисное помещение

Поиск офиса — нервное занятие. Хуже только офисный ремонт.
Как договориться с арендодателем о скидке, какие мелочи влияют на планировки и как не сойти с ума во время ремонта? Спойлер: это возможно. Мы в Ключе делаем офисы, коворкинги и штаб-квартиры для бизнеса любого формата, так что это знаем точно. Рассказываем, что и как.


Мне никогда не приходилось искать офис. Как подойти к выбору идеального рабочего пространства для своей команды?

Для начала разминка. Представьте себе район и здание, куда вы хотите приезжать каждый день. Это старинный особняк на Чистых прудах или большой бизнес-центр на севере Москвы? Хотите офис с готовым ремонтом или уже придумали свои планировки? Посмотрите на ЦИАНе, сколько может стоить аренда в том районе и по тем параметрам, которые вы для себя определили.

Отлично. Информацией вы уже владеете, а вот офисом пока нет. Не надо стесняться искать офисы в фейсбуке — оставляйте посты в духе «Ищу офис, посоветуйте» в тематических группах или у себя на странице. Смотрите, где снимают офисы компании, которые близки вам по духу. Если поиски затянулись и не помогает даже ЦИАН — обращайтесь к брокерам.

Стоп-стоп. Даже если вам кажется, что вы нашли идеальное помещение с ремонтом — не успокаивайтесь, проверьте буквально все щели (в прямом смысле). Для начала нужно провести детальное обследование вентиляции, инженерных систем, коммуникаций и проводки. Вам не обязательно разбираться в строительных нюансах: достаточно доверить это дело специальным фирмам.

У наших друзей был такой случай: они въехали в офис мечты со свежим ремонтом, но чуть позже оказалось, что всё здание поражено грибком.

В будущем это могло бы обернуться для арендаторов серьёзными проблемами со здоровьем, вплоть до заболевания астмой.

Мораль тут одна: подписывайте договор только после обследования здания — так вы точно будете уверены в состоянии офиса и не попадёте на незапланированный ремонт.


А можно поторговаться при выборе офиса? И почему на одной и той же улице, буквально в 20 метрах друг от друга, похожие офисы могут так сильно различаться по цене?

Даже при выборе офисов у нас часто преобладают эмоции, а не логика. Вот я увидел этот офис на Кузнецком Мосту и влюбился: тут огромное окно во весь этаж, много света, стильный ремонт. За возможность работать в офисе мечты я могу и переплатить — и пусть в соседнем здании сдают похожее помещение на 20 тысяч дешевле, но без этого красивого окна.

Ключ Кузнецкий Мост и то самое окно, в которое мы однажды влюбились

Казалось бы, Москва переполнена офисами. Но качественно сделанных среди них не так уж много. Лендлорды отлично это понимают и, обладая хорошим помещением, чувствуют себя вправе поставить такую стоимость, которая будет несоизмеримо больше потраченных на него вложений.

Обследование помещения полезно в том числе и потому, что оно раскрывает все потенциальные риски, которые могут грозить зданию.

Если в офисе нужно обновить вентиляцию, вы можете предъявить это лендлорду и получить скидку. Арендодателю выгодны капитальные вложения в его помещение — ведь потом его можно дороже перепродать. Так что заботы о ремонте, которые вы готовы взять на себя, помогут снять офис дешевле.


Наконец нашли нужное помещение. Как приступить к ремонту и отделке?

В первую очередь, спросите совета своих знакомых, которые уже делали ремонт. Посмотрите фото готовых офисов, которые вам нравятся — например, в рубриках «Штаб-квартира» или «Офис недели» на vc.ru.

Обычно там указывают бюро, которые занимались стройкой. Отправьте каждому из них своё ТЗ — там вы в свободной форме опишете, каким хотите видеть ваш будущий офис. В ответ вам пришлют коммерческое предложение.

Сравните их по цене и срокам.

Наиболее сильным подрядчикам с хорошими кейсами (и как правило — самым дорогим) напишите примерно следующее: мне нравятся ваши проекты, я хотел бы, чтобы мой офис сделали вы. Но у меня есть ещё несколько интересных предложений от других компаний, более выигрышных по цене. Если вы готовы немного скинуть по цене, то я, конечно, с вами. Как правило, это работает.

Часто встречается такая ошибка: люди нанимают дизайнеров и параллельно начинают стройку. Не стоит приступать к работам на площадке без дизайн-проекта: всё может измениться в процессе стройки, и тогда стоимость вырастет в разы. Потеряете нервы, время и деньги.


Есть какие-нибудь детали, на что стоит обратить внимание в дизайн-проекте?

1. Расскажите подрядчикам и дизайнерам про своих сотрудников, которым предстоит работать в этом офисе.

Сколько их, как они друг с другом взаимодействуют? Кто из них любит работать в тишине, а кто часто выходит покурить? Вы удивитесь, но даже такие мелочи могут существенно повлиять на планировки.
2.

Допустим, у вас в компании 100 человек, но в течение года вы собираетесь вырасти до 120. Учитывайте эти прогнозы в планировках.

3. Спросите у своих сотрудников, чего они хотят. Кто-то не может работать без настольной лампы, а кому-то важнее выход на улицу рядом с рабочим местом, чтобы выходить курить и никому не мешать.

Посмотрите, кто носит еду с собой, а кто ходит обедать в кафе — чтобы понять, сколько холодильников вам понадобится в офисе.

Обязательно дайте эти комментарии дизайнеру. Если он адекватный (а мы надеемся именно на это), он обязательно учтёт в проекте весь фидбэк с холодильниками и планировками.

Часто дизайнеры ставят зону отдыха перед кабинетом директора. Но ни один вменяемый сотрудник не будет сидеть прохлаждаться и читать книжки под пристальным взглядом CEO, правда же? Если слышали о таком — дайте нам знать.

В любом, даже самом небольшом офисе должны быть лаунж-зоны, комнаты для переговоров. Полноценная кухня, где можно спокойно расположиться и поесть. Иногда вместо кухни в офисах делают тесный закуток на полтора метра, и несчастные сотрудники вынуждены уходить есть на рабочих местах. Не надо так.

Санузлы предпочтительно разделять на мужские и женские. Если закрыть глаза на СНИПы и ГОСТы, можно обратиться к универсальной формуле — по одному туалету на каждые 30 человек. Практика показывает, что этого достаточно.

Для поддержания в офисах work-and-life balance мы советуем делать мягкие зоны отдыха с книгами, небольшие скайп-переговорные, где люди могут вести приватные беседы по работе и с близкими. Душевые — чтобы взбодриться ближе к вечеру или после дневных занятий спортом.

Можно поставить настольный футбол или другую командную игру — чтобы в свободное время люди могли заняться чем-то полезным для тела и духа, а не только общались в курилке.

Незаметная, но важная вещь — локеры, небольшие шкафчики на замке для личных вещей. Во-первых, это вселяет чувство безопасности тем сотрудникам, кто не хотел бы оставлять в опенспейсе дорогой макбук.

Если вечером важное совещание, из локера можно в любой момент достать костюм, а до этого ходить в удобной футболке и джинсах.

Маленький локер — ценное вложение в общее ощущение рабочего пространства у сотрудников: вот у нас офис крутой, у других нет такого.


А теперь про подводные камни.

В один прекрасный день вы обнаруживаете, что забыли про мебель. То есть в дизайн-проекте она есть, но заказать её никто не подумал.

Оказывается, что нужные вам столы нужно ждать три месяца — а заезжать вы хотите уже завтра. Приходится брать то, что есть в наличии, из-за чего рушится вся дизайн-концепция офиса.

Мы предупредили: мебель сложно искать и ещё сложнее ждать. Просто помните про это.

Ещё люди часто забывают про уборку в офисе. Вернее, про то, что весь необходимый для неё инвентарь нужно где-нибудь хранить.

В этом техническом помещении вы можете также разместить склад для мебели и расходные материалы. Кстати, про расходники: подумайте о том, чтобы отделять принтеры от рабочей зоны, где сидят люди.

Про это не говорят, но запах запекающихся чернил — вреднее сигаретного дыма. Позаботьтесь о здоровье своей команды.

Помните, что экологичные строительные материалы (кирпич, дерево) полезнее искусственных, в состав которых входят асбест и стекловолокно.

При планировках не забывайте про солнечный свет. Ни один дизайнерский светильник не заменит возможность видеть естественный свет из окон.

Инвестируя в продуманное смарт-пространство для работы, вы по большому счёту экономите на зарплатном фонде. Например, вы предлагаете тимлиду работу за 150 тысяч, когда в компаниях-конкурентах могут платить и все 200.

Но у этой компании офис в стандартном БЦ: с офисной столовой на первом этаже, грозной охраной, резким светом и белыми потолками «армстронга».

Сравнивая разные варианты рабочих пространств, будущий сотрудник зачастую выберет тот офис, где ему будет комфортнее находиться.


Что нужно заложить в бюджет?

Есть простая формула. Стоимость обследования здания + разработка дизайн-проекта + демонтаж, если нужен + строительные материалы + мебель. В общем бюджете допустима погрешность ± 10−15%.

Если не укладываетесь в бюджет — смело сокращайте расходы на дизайн, но не жертвуйте качеством инженерных коммуникаций. Каким бы красивым ни был офис, в первую очередь он должен быть функционален. Грубо говоря, в нём не должно течь с потолка.


А теперь — блок-схема! Все же любят блок-схемы?

Если опускаются руки при таком раскладе — есть выход. Просто переложите все хлопоты на компании, для которых подбор и превращение помещения в смарт-офис — это ежедневная работа.

Такие команды хорошо ориентируются на рынке офисной недвижимости, знают, как складывается ценообразование — с ними точно не переплатите.

А также: не будете мучаться с выбором помещения, юридической чистотой сделки, аналитикой работы компании и продуманной планировкой пространства.

Сколько нужно расходных материалов, как сделать так, чтобы каждый квадратный метр эффективно работал и не простаивал зря — всё исследуют за вас. А ещё у таких компаний есть доступ к большим скидкам от подрядчиков и производителей материалов.

Команда Ключа открывает в Москве гибкие офисные пространства с 2016 года. За несколько лет здесь создали целое научно-исследовательское подразделение по офисам.

Архитекторы сами работают в своих коворкингах и смотрят, как всё устроено: чего хотят резиденты, каких зон не хватает. Офис, где работает каждый квадратный метр, приносит выгоду сам по себе.

И помните, что ваше личное время стоит сильно дороже, чем просто тратить его на поиски помещения и ремонт.

Источник: https://vc.ru/office/79930-kak-vybrat-ofis-i-ne-soyti-s-uma

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.