Расходы на аренду офиса

Осторожно! Скрытые затраты при аренде офиса

Расходы на аренду офиса

Структура затрат при аренде офиса складывается из многочисленных пунктов. Речь идёт о базовой ставке аренды, эксплуатационных расходах, НДС, оплате коммунальных услуг, депозите и авансе, отделке и дизайнерском проекте. Четкое понимание структуры затрат сделает вас сильными на переговорах и может дать преимущества при заключении договора

Структура затрат на аренду

Прежде чем говорить о скрытых затратах, давайте посмотрим, из чего складываются основные платежи за аренду:

  • Базовая ставка аренды;
  • Эксплуатационные расходы;
  • НДС;
  • Коммунальные платежи.

Эта структура проста и понятна, чаще всего, арендаторы хорошо её видят и ориентируются исключительно на неё. Однако это далеко не все платежи, которые ждут вас в ближайшие месяцы до и после переезда.

Следует различать базовую ставку аренды и понятие арендных платежей в целом ('all in', 'всё включено').

Ставка аренды = базовая ставка аренды + OPEX (операционные расходы) и эксплуатация + НДС

Правильнее будет структурировать платежи следующим образом:

1) платежи за пользование помещением:

  • базовая ставка аренды;
  • эксплуатационные расходы (контролируемые и неконтролируемые);
  • оплата коммунальных услуг;
  • депозит;
  • аванс;
  • НДС.

2) расходы на подготовку помещений:

  • рассадка;
  • дизайн-проект;
  • отделочные/ремонтные работы;
  • мебель.

Арендные платежи и коммунальные услуги: что нужно знать?

Арендные платежи выплачиваются ежеквартально либо ежемесячно. Это вопрос договорённостей либо существующих правил конкретного арендодателя. При этом для вас как для бизнеса (в особенности операционного) удобнее, если платежи производятся ежемесячно. Для собственника выгоднее, когда они ежеквартальные. Поэтому вам может быть интересно поднять этот вопрос на переговорах.

Коммунальные платежи не входят ни в базовую, ни в 'all-in' ставку аренды.

Чаще всего коммунальные платежи оплачиваются по фактическому потреблению в помещении. Но есть одно «но»: иногда они входят в эксплуатационные расходы, при этом электроэнергия всегда оплачивается только по факту.

То, как это организовано, различается от здания к зданию, от собственника к собственнику. При этом собственник не имеет права продавать вам электроэнергию по завышенным тарифам: его цель компенсировать фактические суммы счетов от города.

Здесь нет возможности маневра по ценам, однако, уделить внимание тому, за что и как вы платите – традиционно рекомендуют все специалисты.

Для того, чтобы разобраться, из чего состоят коммерческие условия от и до, нужно смотреть коммерческое предложение, которое вам делает собственник.

Коммерческое предложение выпускается предварительно договору аренды на этапе переговоров по коммерческим условиям: и содержит все показатели, относящиеся к аренде офиса, в том числе и структуре расходов.

Парковка: где искать скрытую стоимость

Парковка, если она есть в принципе, различается следующим образом: паркинг либо подземный, либо наземный. Количество машиномест рассчитывается из кв. м. арендуемой площади. Коэффициент парковки, используемый для расчета, варьируется от здания к зданию. Арендовать парковку или нет, это всегда ваш выбор как арендатора.

Обычно в рамках менее загруженных районов – в бизнес-парках за МКАД или на МКАД, до ТТК – коэффициент парковки составит от 25 кв. м до 70 кв. м – это одно машиноместо на арендуемую площадь.

Это даёт одно машиноместо на 25-70 кв. м. арендуемой площади. В районах с более активной бизнес-средой либо в историческом центре коэффициент может варьироваться из расчета одно место на 100 кв. м.

– 300 кв. м.

Рассмотрим на примере: допустим, вы арендуете офис на 600 квадратных метров. Если ваш офис от МКАД до ТТК, вам смогут предложить от 8 до 24 машиномест, в зависимости от коэффициента. В центре города у вас будет 2-6машиномест на офис такого же размера.

Если критично наличие большого количества машиномест, следует смотреть за пределы МКАД, как минимум, за ТТК.

Затраты при переезде

Есть ряд затрат, которые нужно предусмотреть при переезде. Мы не берём в расчёт грузчиков, упаковку и машины, хотя эти затраты тоже обязательно будут.

В нашем случае остановимся на расходах, связанных с подготовкой помещений к использованию, ведь чаще всего, даже если помещения уже с отделкой (новой или “за выездом” предыдущего арендатора), у вас будут свои пожелания к новому дому. Итак, на что нужно обратить внимание:

  • Затраты на архитектора, который выполнит дизайн проект и тестовую рассадку в рамках вашего нового офисного помещения;
  • Отделочные/ремонтные работы в случае аренды офиса в состоянии бетон (shell and core);
  • Косметические работы в случае аренды помещения в состоянии «как есть», также это называется «за выездом» предыдущего арендатора. Под этим подразумевается отделка внутри помещений. Обратите внимание, что, если планировка вас вполне устраивает и глобально ничего менять не нужно, то «косметику» можно возложить на собственника.

Последние два пункта могут совмещаться: отделочные и косметические работы. Это возможно в том случае, когда необходимо в состоянии «как есть» переносить перегородки, менять офисное пространство.

Единовременные платежи при переезде

Отдельно нужно проговорить аспект единовременных платежей, которые неизбежны при переезде. Не каждый арендатор, который переезжает в новый офис, понимает, что при переезде у него будут серьезные затраты по следующим пунктам:

1. Депозит в размере 2-3 месяцев, который сохраняется на протяжении всей аренды и является гарантией исполнения обязательств по оплате арендных платежей, соблюдения правил пользования помещениями и условий договора.

2. Отделочные работы, о которых мы упомянули выше. Эти работы опционально могут быть выполнены собственником. Авансовый платеж, размер которого определяется на этапе переговоров, может исчисляться в размере от месяца до трех месяцев аренды.

Аванс может быть больше, когда отделочные/ремонтные работы выполняет арендодатель. В этом случае средства на отделочные работы арендодатель частично берет из аванса.

Кроме того, аванс – это дополнительная гарантия того, что арендатор не расторгнет договор и всё-таки заедет в помещение, так как собственник вкладывает серьезные средства в отделку помещений под конкретного арендатора.

Таким образом, единовременные платежи могут состоять от 3 до 12-15 месяцев аренды. Конечно, авансовая часть означает, что в дальнейшем вы не платите арендную плату в течение некоторого времени (соответственно размеру аванса). Но взять эти деньги из оборота бизнеса для самого бизнеса в моменте может быть весьма непросто.

Из чего состоят депозит и аванс?

Депозит состоит из суммы арендной платы, которая включает в себя базовую ставку, OPEX и НДС, а также стоимость парковочных мест. Также депозит может индексироваться на протяжении всего срока аренды, чтобы всегда соответствовать ставке аренды, которую платит арендатор в определённом момент времени: в этом случае вы ежегодно пополняете депозит.

Аванс также может состоять из OPEX, ставки аренды и НДС. При заключении договора аренды арендатор обязан оплатить депозит и аванс, чтобы обеспечить изначальное исполнение договора. Это значит, что договор вступает в силу не только с момента его подписания, но и с момента зачисления средств на счет собственника.

Авансовый платёж засчитывается за первые месяцы аренды: допустим, вы заплатили за 9 месяцев, затем в последующие 9 месяцев вы не платите арендную плату.

Хотите, чтобы структуру платежей контролировал для вас профессионал? Воспользуйтесь услугами консультанта по подбору офиса. Это бесплатно.

Источник: https://officenavigator.ru/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5da818a674f1bc00b1d51c18/ostorojno-skrytye-zatraty-pri-arende-ofisa-5db159bf97b5d400b223134a

Как меняется учёт аренды: анализируем ФСБУ 25/2018

Расходы на аренду офиса

ФСБУ 25/2018 разработан на основе Международного стандарта финансовой отчетности — МСФО  (IFRS) 16 «Аренда» и утвержден Приказом Минфина РФ от 16.10.2018 № 208н.

ФСБУ касается коммерческих организаций, которые заключают договоры о предоставлении/получении имущества во временное пользование за плату.
Исключение сделано для трёх объектов договора:

  • участки недр для геологоразведочных работ, добычи полезных ископаемых;
  • результаты интеллектуальной деятельности, средства индивидуализации и их материальные носители;
  • объекты концессионного соглашения.

Организации госсектора стандарт не применяют: для них еще в 2016 году разработан СГС «Аренда».

Какие новые понятия вводит стандарт

ФСБУ 25/2018 классифицирует договоры не по юридической форме, а по содержанию. Договоры со словами «аренда» или «лизинг» в названии или тексте не всегда регулируют арендные отношения. И наоборот, про аренду может быть договор с совершенно другим названием.

Привычная гражданско-правовая классификация по Федеральному закону от 29.10.1998 № 164-ФЗ «О финансовой аренде (лизинге)» или гл. 34 «Аренда» ГК РФ никак не влияет на учёт и отчётность по ФСБУ 25/2018.

ФСБУ исключил понятие «имущество» и ввёл новое — «объект учёта аренды». Оно распространяется на объекты, которые отвечают четырём условиям:

  • предмет аренды предоставляется на обозначенный в договоре срок;
  • предмет аренды идентифицируется и по условиям договора арендодатель не может заменить его до окончания срока аренды;
  • арендатор вправе использовать предмет аренды для получения прибыли;
  • арендатор имеет право сам определять, как использовать предмет аренды в рамках его технических характеристик.

Объект учёта аренды отражается в бухучёте сторон независимо от того, что написано в договоре. При этом правила для арендодателя и арендатора разные (Информационное сообщение Минфина РФ от 25.01.2019 № ИС-учёт-15).

8 декабря пройдёт онлайн-конференция об изменениях учёте.

Участвовать

Что меняется для арендатора

Арендатор при переходе на ФСБУ 25/2018 ведет учёт аренды всегда одинаково, не разделяя её на операционную и финансовую.

В дебете активного счёта организация отражает не само имущество: помещение, оборудование, автомобиль, — а право пользования активом (ППА), на которое будет начисляться амортизация.

В кредите пассивного счета указывается обязательство по аренде, которое будет погашаться.

В стандарте говорится, что учёт ППА должен быть аналогичен учёту схожих по характеру активов арендатора. Поэтому ППА учитывают на счёте, соответствующем сущности предмета аренды: чаще всего это счёт 01 «Основные средства», но может быть счёт 08 «Вложения во внеоборотные активы» или иной балансовый счет.

ППА оценивается исходя из фактических затрат. Как и в случае с собственными активами, кроме стандартных транспортных расходов и стоимости установки, к ним относятся оценочные обязательства по будущему демонтажу.

Если арендатор применяет упрощённые методы учёта, то за основу оценки можно брать их первоначальную сумму, а затраты на будущий демонтаж будут признаваться по факту — в том периоде, когда демонтаж случится.

Предстоящие платежи по обязательствам нужно будет дисконтировать независимо от срока аренды. И в этом ещё одна сложность: организация должна сама изучить рынок и определить ставку дисконта. Арендаторы на упрощённом учёте могут не дисконтировать платежи.

Если аренда длительная, размер платежей и процентные ставки могут меняться — придётся корректировать сумму активов и обязательств.

Арендатор может отказаться от бухучёта аренды по ФСБУ 25/2018 и отражать в текущих расходах лишь арендные платежи без ППА и обязательства по аренде. Это право есть в трёх случаях (п. 11 ФСБУ 25/2018):

  • срок аренды не больше 12 месяцев с даты передачи объекта аренды;
  • рыночная стоимость объекта аренды без учёта износа не больше 300 тыс. рублей, а актив можно использовать независимо от других активов;
  • организация имеет право применять упрощённый бухучёт (п. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Пример учёта краткосрочной аренды у арендатора

ООО «Весёлое детство» получило у АО «Аэромир» надувной батут в аренду сроком на 6 месяцев. Арендная плата составляет 100 тыс. рублей в месяц (НДС нет). Арендные платежи уплачиваются в начале месяца. Стоимость батута по договору — 2 млн рублей.

В учёте арендатора будут отражены следующие проводки:

При получении батута:

  • Дт 001 — 2 000 000 рублей — Получен батут от арендодателя;

Ежемесячно в течение срока аренды:

  • Дт 60-ав Кт 51 — 100 000 рублей — Оплачена арендная плата за месяц;
  • Дт 20 Кт 60 — 100 000 рублей — В конце месяца отражены расходы на аренду;
  • Дт 60 Кт 60-ав — 100 000 рублей — Зачёт ранее уплаченного аванса в счёт арендной платы;

По окончании аренды:

  • Кт 001 — 2 000 000 рублей — Батут возвращён арендодателю.

Если договор аренды предусматривает сдачу в субаренду или последующий выкуп, особенностей учёта нет. Аренда будет отражаться по общему правилу — как право пользования активом и обязательство по аренде.

Не стоит постоянно продлевать краткосрочный договор. Его могут расценить как долгосрочный и обязать вас применить к нему требования стандарта. Придётся делать ретроспективный пересчёт за весь срок аренды.

Пример учёта у арендатора по нормам ФСБУ 25/2018

Организация получила в аренду станок.

  1. Срок аренды — 24 месяца. 
  2. Арендная плата уплачивается в последний день каждого месяца в сумме 120 тыс. рублей, в т. ч. НДС 20 тыс. рублей.
  3. Авансовых платежей нет.
  4. Ставка по возможному кредиту на сопоставимую сумму и срок — 10 % годовых. 
  5. Амортизация по аналогичным станкам начисляется линейным способом.

Расчёт дисконтированной суммы будущих платежей

В учёте арендатор признаёт обязательство по аренде и ППА, которое признаётся в сумме, равной дисконтированной сумме будущих арендных платежей. Расчёт приведён в таблице.

Номер периода (месяца) Номинальная сумма платежа, руб. Кол-во месяцев до платежа Коэффициент Приведённая сумма платежа, руб.
1100 000,0010,99208894399 208,89
2100 000,0020,98424047298 424,05
3100 000,0030,98424047297 645,41
4100 000,0040,96872930696 872,93
5100 000,0050,96106563496 106,56
6100 000,0060,95346258995 346,26
7100 000,0070,94591969394 591,97
8100 000,0080,93843646993 843,65
9100 000,0090,93101244593 101,24
10100 000,00100,92364715392 364,72
11100 000,00110,91634012891 634,01
12100 000,00120,90909090991 634,01
13100 000,00130,90189903990 189,90
14100 000,00140,89476406589 476,41
15100 000,00150,88768553688 768,55
16100 000,00160,88066300688 066,30
17100 000,00170,87369603187 369,60
18100 000,00180,86678417286 678,42
19100 000,00190,85992699385 992,70
20100 000,00200,85312406285 312,41
21100 000,00210,8463749584 637,49
22100 000,00220,8396792383 967,92
23100 000,00230,8330364883 303,65
24100 000,00240,82644628182 644,63
ИТОГО2 400 000,002 176 456,76

Источник: https://kontur.ru/articles/5657

Аренда офиса: проводки по бухгалтерскому учету

Расходы на аренду офиса

]]>]]>

Многие современные компании осуществляют свою деятельность на арендованных площадях. Аренда офиса или производственного цеха – явление заурядное, но вместе с тем, бухгалтеру следует правильно учитывать подобные затраты. Попробуем разобраться, как вести бухучет аренды и выясним такие нюансы, как проведение ремонта в арендованных помещениях и отнесение расходов по нему.

Арендная плата: проводки у арендатора

Арендная плата (АП) – одна из статей расходов по обычным видам деятельности, учитываемых в компании. Как правило, при заключении договора аренды, сторонами устанавливается размер ежемесячных платежей за пользование имуществом. Помимо договора оформляется акт приема-передачи помещения, который также подписывается обеими сторонами.

Начисление арендных платежей производится по дебету счетов производственных расходов (20, 23, 25, 26, 29, 44) и кредиту счетов расчетов (60, 76). Сам же объект не становится собственностью арендатора, а учитывается по учетной стоимости за балансом.

Отдельно учитывается стоимость коммунальных услуг – их сумма (та, которую уплачивает собственник) возмещается арендодателю на основе допсоглашения. Закрывают эти затраты в бухучете на последнее число каждого месяца. Проводки, сопровождающие операции по аренде у нанимателя следующие:

Д/т

К/т

Поступление арендованного объекта в пользование (в оценке по договору)

001

Начислена плата за месяц

20, 23, 26, 29, 44

76

НДС по аренде

19

76

Оплата аренды с расчетного счета

76

51

Учтен НДС

68

19

Начислена сумма платежа по коммунальным услугам

20, 23, 26, 29, 44

76

Сумма возмещения по коммунальным услугам перечислена арендодателю

76

51

Прекращение аренды – передача объекта собственнику

001

Компания арендует помещение под офис, стоимость аренды в месяц составляет 33 040 руб., в т.ч. НДС 5 040 руб. Размер платежа по коммунальным услугам – 4720 руб., в т.ч. НДС 720 руб. Каждый месяц на протяжении действия договора аренды бухгалтер делает записи:

Д/т

К/т

Сумма

Начислена плата по аренде и коммунальным услугам за месяц (28 000 + 4000)

26

76

32 000

НДС (5040 + 720)

19

76

5 760

Оплата с расчетного счета

76

51

37 760

Учтен НДС

68

19

5 760

Ремонт арендованного помещения: бухучет

Ст. 616 ГК РФ распределяет обязанности по проведению ремонта – капитальный осуществляется за счет арендодателя, текущий – за счет арендатора, если договором не предусматривается иное разделение.

Проводки у арендатора при производстве ремонта за свой счет:

Д/т

К/т

Затраты по ремонту

26, 44

60, 76

НДС

19

60, 76

По договору капремонт может осуществляться за счет арендодателя силами арендатора, а стоимость работ может быть зачтена в арендной плате. Проведение ремонта следует согласовывать с владельцем помещения, договариваясь о размерах возмещения, поскольку, будучи не в курсе осуществленных улучшений, он вправе отказаться от возмещения затрат.

В этом случае проводки у арендатора будут такими:

Д/т

К/т

Затраты по ремонту

76 (арендодатель)

60, 76

Работы оплачены

60, 76

51

Отражена АП

26,44

60

НДС по АП

19

60

Ст. 623 ГК предусматривает возмещение расходов по капремонту арендатору после окончания срока аренды. Расходы по ремонту арендованного производственного помещения учитываются по дебету счета капвложений (при капремонте).

Капвложения в арендованные ОС зачисляются арендатором в собственные ОС, как фактические затраты, если в договоре не оговорены другие условия. Арендодатель при этом не фиксирует произведенные улучшения в своем балансе до прекращения срока аренды.

Рассмотрим на примере бухучет капремонта в арендованном здании:

Компания ООО «Тур» арендует здание первоначальной стоимостью 20000 тыс. руб., по согласованию с собственником здания (ООО «Лотос»), фирма произвела реконструкцию здания на сумму 1180 тыс. руб. с учетом НДС 180 тыс. руб.

Д/т

К/т

Сумма

У ООО «Тур»

Затраты по капвложениям в арендованное имущество

08

10, 20, 44, 60

1 000 000

Затраты учтены в составе ОС

01

08

1 000 000

Начислена амортизация на дату завершения срока аренды

20

02

100 000

У ООО «Лотос» по истечении срока аренды

Стоимость капитальных затрат по акту приемки (1 000 000 – 100 000)

08

60

900 000

Выделен НДС (900 000 х 18%)

19

60

162 000

Капитальные затраты увеличили стоимость здания

01

08

900 000

Арендатору возмещена стоимость расходов (900 000 + 162 000)

60

51

1 062 000

НДС предъявлен к вычету

68

19

162 000

Аренда офиса: проводки по бухгалтерскому учету у арендодателя

Оформление операции по учету дохода от сдачи имущества в аренду в бухучете арендодателя разнится в зависимости от признания доходов от аренды в структуре обычных видов деятельности или прочих. Бухгалтерские проводки по аренде помещения у арендодателя:

Д/т

К/т

Аренда, как прочий доход

Отражена передача ОС в аренду

01/ОС, сданные в аренду

01

Начислена амортизация по переданным в аренду объектам

91/2

02

Отражена АП, причитающаяся к получению

62

91/1

НДС по АП

91/2

68

Поступление платежа от арендатора

51

62

Аренда, как основной вид деятельности

Передача объекта в аренду

01/ОС, сданные в аренду

01

Начисление износа по переданным ОС

20

02

Отражены прочие расходы, связанные со сдачей активов в аренду

20

69, 70, 71, 76

АП к получению

62

90/1

Списана амортизация и прочие затраты по аренде

90/2

20

НДС по АП

90/3

68

Поступила оплата

51

62

Одним из основных видов деятельности фирмы ООО «Троя» является сдача помещений в аренду. ООО «Троя» передало арендатору помещение офиса с ежемесячной арендной платой в сумме 47 200 руб., в т.ч. НДС 7200 руб. Ежемесячное начисление амортизации по объекту – 2300 руб. В бухгалтерском учете фирмы «Троя» будут сделаны следующие проводки:

Д/т

К/т

Сумма

Начисление износа по переданному помещению

20

02

2300

Начисление платежа по аренде

62

90/1

47 200

НДС

90/3

68

7200

Списан износ по арендуемому помещению

90/2

20

2300

Поступил платеж

51

62

47 200

Если бы сдача ОС в аренду учитывалась в прочей деятельности, то в бухучете бы фигурировали следующие записи:

Д/т

К/т

Сумма

Начисление износа по объекту

91/2

02

2300

Начисление платежа по аренде

62

91/1

47 200

НДС

91/2

68

7200

Поступил платеж

51

62

47 200

Источник: https://spmag.ru/articles/arenda-ofisa-provodki-po-buhgalterskomu-uchetu

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.