Размещение сотрудников в офисе

Содержание

Как рассадить сотрудников в офисе и выбрать рабочее место руководителю?

Размещение сотрудников в офисе

Привет, меня зовут Дмитрий Шигонов.Я управленец с 15-летним опытом, делюсь интересными историями и полезными советами.

Правильное расположение рабочих мест сотрудников в офисе – это искусство. От него зависит эффектность работы команды, отдела и всей компании.

Переезжаете ли вы в новый офис или перемещаете сотрудников внутри текущего офиса перед вами всё равно возникают вопросы:

1. Какое помещение лучше выбрать – открытого типа (open space) или закрытого типа (кабинеты)

2. Где расположить рабочее место руководителя

3. Как рассадить сотрудников в офисном пространстве

Многие руководители предпочитают выделять для себя просторные кабинеты, которые, с одной стороны, изолируют их от всех остальных сотрудников, а с другой – подчеркивают высокий статус.

Кабинеты могут представлять из себя как 4 бетонных или кирпичных стены, так и прозрачный стеклянный «аквариум». Со стороны выглядит будто босс «плавает» в своём «аквариуме» и хватает воздух губами, поскольку его слов не слышно из-за толстых стен.

При таком шоу появляется много любителей понаблюдать за жестами и мимикой начальника.

Поработав и в кабинетах, и в «аквариуме», я предпочитаю офисные помещения с открытым пространством без перегородок между сотрудниками. Более того, я всегда стремлюсь организовать своё рабочее место в самом центре офисного помещения.

Почему руководителю лучше находиться в центре openspace, а не в отдельном кабинете

Много лет назад в книге «Дао Тойота» я прочитал про один из принципов бережливого производства:

Не делайте выводов о том, что вы не видели своими глазами.

Смысл в том, что для решения проблемы руководителю необходимо контролировать ситуацию лично, а не доверять рассказам сотрудников и их отчетам.

В книге приводится такой пример:

Фудзио Те, первый президент завода Toyota в американском Джорджтауне, каждое утро неподвижно стоял как минимум 15 минут в производственном цеху и наблюдал за работой. Со стороны казалось, что Фудзио Те просто замер на месте. Но на самом деле он искал ответы на вопросы. Соблюдены ли стандарты всех рабочих процессов? Готовы ли детали к тому моменту, когда они понадобятся рабочим? Как ведут себя лидеры команд?

Правильное расположение рабочих мест – это элемент бережливого управления. Крайне важно, чтобы руководитель находился максимально близко к своим сотрудникам, мог видеть и слышать их без помех. Это позволяет:

· оперативнее узнавать как позитивные, так и негативные новости

· точнее оценивать эмоциональный фон, настрой, мотивацию сотрудников

· предотвращать конфликтные ситуации в самом начале их развития

· разряжать напряженную рабочую атмосферу позитивной информацией

· моментально сообщать устно важные новости

Например, утром вы можете наблюдать:

· как сотрудники приветствуют вас и других коллег (бодро, приветливо или вяло, хмуро)

· как делятся информацией между собой (энергично, доброжелательно или отрывисто, раздраженно)

· как начинают рабочий день (с чая/кофе, обмена новостями с коллегами или молчаливого просмотра новостей в интернете, зависании в социальных сетях или мессенджерах)

· насколько опаздывают на работу и с каким видом при этом входят в офис (уверенно или стыдливо)

Эти и прочие сигналы в результате простого наблюдения за сотрудниками позволяют руководителю бережливо и эффективно выстраивать рабочий день сотрудников.

Если у коллеги, например, заболел ребёнок, и он озабочен этим с самого утра, то нет смысла нагружать его сложными задачами и отчетностью. Мысли сотрудника будут явно далеко от данной работы.

Понятно, что, закрывшись в отдельном кабинете, руководитель никогда не узнает об этом. Неведение босса относительно состояния своих коллег – одна из причин стресса сотрудников.

Если рабочее место руководителя располагается в центре, то как лучше разместить сотрудников?

Поделюсь некоторыми принципами, которыми я руководствуюсь при рассадке коллег в open space:

· опытные с новичками. Если в компании официально не принято выделять новичкам наставников на испытательный срок, то я предпочитаю разместить новичка между опытными сотрудниками, чтобы он мог задавать им любые вопросы.

· новички впереди босса. Прием на работу нового сотрудника – это ответственность руководителя. Обеспечить новичку максимально комфортные условия работы – это тоже задача руководителя. Поэтому я предпочитаю размещать рабочее место новичка впереди себя, чтобы наблюдать за его работой, поведением и адаптацией.

· заместители не обязательно должны сидеть слева и справа. Места рядом с боссом нужно выделять тем менеджерам, которые выполняют сложные задачи, проекты.

При таком подходе менеджеры работают эффективнее, так как они видят свою значимость, а также могут в любой момент проконсультироваться у босса по своим задачам.

Поэтому руководитель может регулярно менять сотрудников возле себя в зависимости от приоритетов и задач. В итоге получается, что данные рабочие места могут быть незакрепленными за конкретными сотрудниками.

· интроверты позади босса. Если руководитель сидит в центре офисного помещения, то самые элитные места располагаются за спиной босса. Почему элитные? Босс меньше видит сотрудников за спиной, но они видят то, что отражено на его мониторе.

Работает ли он над годовым бюджетом, играет ли в покер или пасьянс «Косынка», смотрит интимные фото или выбирает новое авто – это всё видят сотрудники, сидящие за спиной. Поэтому я предпочитаю, чтобы за моей спиной располагались интроверты, которые умеют «держать язык за зубами». Обычно это менеджеры, которые только начинают делать карьеру.

Они амбициозны, работоспособны и не склоны терять время на пустую болтовню. Они молча ценят доверие, которое оказывает им руководитель.

А у вас какая логика размещения сотрудников в офисе? Поделитесь опытом.

Ставьте лайк и подписывайтесь на мой канал.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5eaf2c54ad13e751c1018403/kak-rassadit-sotrudnikov-v-ofise-i-vybrat-rabochee-mesto-rukovoditeliu-5f0ff4c1f15d7c53c1c4ece3

COVID-19 & санитарные требования для работы в офисе 2020 | «Правовест Аудит»

Размещение сотрудников в офисе

Давайте на примере Москвы разберемся, что обязан сделать работодатель в целях соблюдения санитарных требований в офисе, чтобы защитить работников и избежать штрафов и приостановки деятельности?

Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы (СанПиН) вводятся в действие постановлениями Главного государственного санитарного врача РФ.

В «коронавирусный» период также были утверждены соответствующие санитарные правила, в которых указаны основные рекомендации, направленные на защиту от COVID-19 (СанПин 3.1.3597-20, утв.

постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 22.05.2020 No 15).

Обычно разъяснения по применению новых норм и правил дает Роспотребнадзор, который контролирует их выполнение. Коронавирусных разъяснений данного ведомства весьма много и чтобы понять, какие именно «антиковидные» меры являются обязательными для работодателя, нужно обратиться к региональным нормативно-правовым актам.

Поскольку именно регионы (губернатор, территориальный орган Роспотребнадзора) самостоятельно определяют эти меры (например, введение социальной дистанции 1,5-2 метра, масочного и дезинфекционного режима, использование мер социального разобщения и пр.)(п.4.1.СанПиН 3.1.3597-20).

В Москве обязательные для работодателей меры определены Указами Мера Москвы (например, от 07.05.2020 No 55-УМ, от 05.03.2020 No 12-УМ).

Необходимо исследовать не менее 10 % работников на наличие коронавируса. Причем с 01.06.2020 такую проверку придется организовывать каждые 15 календарных дней (п. 2.5 приложения No 7 к Указу мэра Москвы от 07.05.2020 No 55-УМ — далее Указ No 55-УМ, п.2.5 приложения 6 Указа Мэра Москвы от 05.03.2020 No 12-УМ — далее Указ No 12-УМ).

Также с 01.06.2020 работодатель обязан обеспечить взятие крови у работников для проведения лабораторного исследования методом иммуноферментного анализа (ИФА) на наличие коронавирусной инфекции и иммунитета к ней (п.2.6 Указа No 55-УМ, п.2.6 Указа No 12-УМ).

Для проведения исследований работников придется заключить договор с медицинской организацией и согласовать день, когда можно пройти тестирование. Также можно пригласить медработника в офис компании. Полный перечень лабораторий, проводящих тестирование на коронавирус опубликован на официальном сайте Роспотребнадзора.

Если работник успел самостоятельно сдать анализы, документальным подтверждением данного факта будут кассовый чек, договор с медорганизацией и бланк с результатом анализа.

Не забудьте оформить приказ об обязательном проведении тестирования (лабораторных исследований), с которым надо ознакомить работников.

Работникам направляйте уведомления о прохождении CОVID-исследований с указанием даты, времени и места, если анализы будут брать не на территории вашей компании.

Для подтверждения факта тестирования (лабораторного исследования) работников важно вести журнал (график), в котором следует фиксировать, кто прошел исследование, когда и каковы результаты.

При выявлении у работника коронавируса — работодателю придется предоставить в Роспотребнадзор списки сотрудников, с кем контактировал инфицированный, и отправить «контактеров» на карантин.

Работника с симптомами коронавируса требуется немедленно отстранить от работы и изолировать от коллег. Поэтому важно каждые 4 часа измерять температуру всех работников.

Первое измерение нужно организовать при допуске на рабочее место, территорию работодателя (п. 4.7 Письма Роспотребнадзора от 20.04.2020 No 02/7376-2020-24, п.2.3 Указа No 55-УМ, п.2.3 Указа No 12-УМ). Т.е. при 8-часовом рабочем дне нужно измерять температуру трижды (например, в 9, 13 и 17 часов).

Если при измерении температуры используется контактный термометр — его надо дезинфицировать после каждого применения (рекомендации Роспотребнадзора от 01.06.2020 No МР 3.1/2.3.5.0191-20). Лучше приобрести бесконтактные термометры.

Температура тела — это информация о состоянии здоровья, относящаяся к специальной категории персональных данных. Однако, температуру измеряют для определения возможности выполнения трудовой функции, поэтому согласия работника на это не требуется (ст.88 ТК РФ).

Чтобы с термометрией в компании не было проблем не забудьте оформить следующие документы:

— приказ о назначении ответственного лица за измерение температуры,

— журнал регистрации измерения температуры,

— акт с фиксацией повышенной температуры у работника и приказ об его отстранении от работы.

Работники в офисе должны находиться в полной «антиковидной омуниции», т.е. в масках/распираторах и в перчатках (п.2.2 Указа No 55-УМ, п.1.4 Указа No 12-УМ).

Обеспечить средствами индивидуальной защиты (СИЗ) органов дыхания (маски, респираторы) и перчатками должен работодатель.

Рекомендуется иметь запас масок и перчаток на 5 дней по количеству сотрудников в зависимости от продолжительности их рабочего дня (п.2.11 письма Роспотребнадзора от 07.04.2020 No 02/6338-2020-15).

Работники должны использовать маски на работе постоянно, кроме случаев, когда они находятся одни в обособленном помещении.

Перчатки нужно использовать при посещении мест общего пользования, в том числе лифтов, санитарных узлов, мест приема пищи, а также для физического контакта с предметами, которые используют несколько человек: дверные ручки, поручни, иные подобные предметы.

Следует оформить документы, подтверждающие закупку СИЗ и журнал их выдачи, а также приказ об использовании СИЗ (не забудьте про отметки об ознакомлении с приказом работников).

Роспотребнадзор указывает на целесообразность следующих мероприятий (письмо Роспотребнадзора от 07.04.2020 No 02/6338-2020-15):

  • Проведение ежедневной влажной уборки помещений и мест общественного пользования (комнаты приема пищи, отдыха, туалетных комнат) с применением дезинфицирующих средств вирулицидного действия.
  • Дезинфекция всех контактных поверхностей: дверных ручек, выключателей, поручней, перил, поверхностей столов, спинок стульев, оргтехники.
  • Применение в помещениях с постоянным нахождением работников бактерицидных облучателей воздуха рециркуляторного типа. Для определения количества облучателей учитывают инструкцию к конкретной модели.
  • Регулярное проветривание (каждые 2 часа) рабочих помещений.
  • При входе в офисное помещение необходимо оборудовать место обработки рук кожными антисептиками (п.3.2 Указа No 12-УМ), в том числе с помощью установленных дозаторов или дезинфицирующими салфетками. Антисептические средства должны быть и в местах общего пользования, например на кухне, санузлах (письмо Роспотребнадзора от 07.04.2020 No 02/6338-2020-15).

Источник: https://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/covid-19-sanitarnye-trebovaniya-dlya-raboty-v-ofise-2020-coronavirus/

Организация рационального размещения персонала

Размещение сотрудников в офисе

Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала.

Важность правильной организации рабочего места сотрудника объясняется тем, что на нем человек проводит треть своей сознательной жизни. Поэтому стоит подумать о планировке, дизайне, мебели и оборудовании рабочего места, т. к. все это влияет на производительность труда, наше настроение и здоровье.

Выделяют следующие основные системы планировки помещений:

  1. Кабинетная: структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком — увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.
     
  2. Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционированием воздуха и звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток — невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также избыточный шум в зале.
     
  3. Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5–2,0 м. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда.

При распределении помещений рекомендуем соблюдать следующие правила:

  • В первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.
  • Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.
  • Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой.
  • Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.
  • Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:

  • общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания;
  • число сотрудников определяется штатным расписанием предприятия;
  • нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странах.

При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.

Рациональные условия труда

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата:

  1. «Современная мебель — дороже денег». Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. Лучше всего оборудовать офис недорогой мебелью из ДСП, покрытой специальным защитным пластиком. Не жалейте денег и оборудуйте все помещения офисной мебелью, в крайнем случае те подразделения, где сотрудники работают с клиентами предприятия. Гнетущее впечатление оставляет посещение кабинетов директоров с исцарапанными старыми столами, протертыми до дыр креслами, дешевыми занавесками и пепельницами, наполненными окурками сигарет.
     
  2. «Стол и стул комфорт создают». Максимального комфорта и минимального утомления можно достичь в том случае, когда правильно подобраны по размеру стол и стул для сотрудника. Нормальная высота рабочей поверхности стола при работе служащего в зависимости от его роста составляет 70–75 см, соответственно высота стула находится в диапазоне от 40 до 45 см. Учитывая разный рост сотрудников, лучше всего использовать офисные кресла с поднимающимися сиденьями.
     
  3. «Чистый стол». На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления. В конце рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны. Стол руководителя или специалиста, заваленный документами, книгами и газетами, говорит о неряшливом и неделовом человеке.
     
  4. «Каждой вещи — свое место». Все документы (папки, бумаги) надо располагать таким образом, чтобы они имели постоянное место и их можно было легко найти. Папки с постоянными документами должны быть внесены в номенклатуру делопроизводства предприятия (подразделения), храниться в определенном шкафу со свободным доступом сотрудников. Папки, которыми часто пользуются в течение рабочего дня, располагаются в пределах рабочей зоны сотрудника (один-два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки. «Что в порядке лежит — само в руки бежит», — гласит пословица.
     
  5. «Используйте органайзер». Все технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе или в компьютере — органайзере. Это экономит много времени по сравнению с традиционным хранением средств труда в ящике.
     
  6. «Чисто там, где не сорят». Офис должен содержаться в идеальной чистоте и убираться 2 раза в день, если в отделе много клиентов, или один раз в конце рабочего дня. Для поддержания порядка администрация должна запретить в Правилах внутреннего трудового распорядка курение в офисе, потребление пищи, распитие спиртных напитков на рабочем месте и хранение продуктов питания. В противном случае вас ждут мыши, тараканы, мухи, грязь и снижение производительности труда сотрудников на 15–20%.
     
  7. «Да будет свет!». Правильная освещенность помещений — фактор создания комфортных условий, благоприятного климата и здоровья сотрудников. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к их быстрому утомлению, отраженный свет от полированных поверхностей стола и шкафов действует раздражающе. Лучше всего располагать столы так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола или прямо на него. В темное время суток помогают правильно подобранные светильники или настольные лампы.
     
  8. «Чистый воздух — здоровый дух». Вентиляция имеет важное значение для сохранения у сотрудников хорошего физического состояния и уменьшает опасность распространения инфекционных заболеваний. Оптимальным вариантом является оборудование каждого помещения кондиционером или принудительной вентиляцией. При их отсутствии необходимо проветривать помещение каждые 2 часа.
     
  9. «Громкость музыки обратно пропорциональна интеллекту». Часть сотрудников, особенно тех, труд которых монотонен, предпочитает работать под музыку, другая часть ее не любит. Как быть? Эти вопросы должны быть согласованы внутри коллектива и регламентированы. В любом случае громко говорящий радиоприемник или другой источник музыки в течение всего рабочего времени негативно действует на психику всех работников.
     
  10. «Пар кости ломит». Очень плохо работать в жарком помещении и летом, и зимой, так как повышается утомляемость, снижается производительность труда, увеличивается вероятность простудных заболеваний. Кроме того, происходит перегрев организма, что ведет к увеличению заболеваемости сотрудников. Оптимальная температура помещения от 18 до 22 °С. В зависимости от привычек сотрудников и времени года она может подбираться в указанном выше диапазоне. Отопительная система должна распространять тепло равномерно по помещению офиса, а в холодное время года дополнительное тепло может быть получено за счет кондиционера или электрокамина.

Александр Eгopшин
 «Elitarium»

  • Кадровая политика и HR-Стратегии
  • HR-Стратегии
  • размещение персонала

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/organizaciya-racionalnogo-razmeshcheniya-personala

Размещение сотрудников в офисе

Размещение сотрудников в офисе

Все пространства, которые могут быть предоставлены сотруднику, можно разделить на отдельный кабинет, кабинет с двумя и более рабочими местами и open space (большое открытое пространство с количеством рабочих мест от десяти и более).

В выборе, кому какое помещение предоставить, стоит опираться на три фактора: должность, занимаемая человеком (должностная необходимость помимо просто работы за компьютером принимать клиентов, потребность в секретаре или дополнительной габаритной технике), обязанности сотрудника (опять же опираемся на необходимость использования дополнительного оборудования, размещаемого на рабочем столе сотрудника) и, естественно, требования техники безопасности (законодательство РФ, в частности Трудовой кодекс, четко регламентирует необходимое пространство при работе за компьютером, расстояние между столами в случае большего количества техники на квадратный метр).

Как определиться, какой именно тип размещения сотрудников подходит вашей фирме?

Все типы размещения делятся на классический (преобладание кабинетной системы: у каждого отдела свой кабинет, управляющие, директор и замдиректора также имеют отдельные пространства), американский (весь офис представляет собой open space, рабочие места сотрудников разделены перегородками, директор фирмы имеет отдельный кабинет) и смешанный (в этом случае отделы, имеющие схожие полномочия, располагаются на отдельных open space, а руководство отделов и дирекция также базируются на площадке личного кабинета). Безусловно, каждый из этих типов размещения имеет свои плюсы и минусы, и каждый из них необходимо рассматривать исходя из основных принципов деятельности компании, количества рабочих мест, финансового плана.

Классический способ размещения

Кому подойдет: фирмам, которые напрямую работают с клиентами.

Наличие у каждого отдела своего кабинета позволит выгодно разграничить поток людей, приходящих за оказанием услуг разного вида, по различным вопросам.

Изолированные друг от друга кабинеты с психологической точки зрения будут ассоциироваться у клиентов с сохранностью информации, которую они собираются передать сотруднику фирмы.

Плюсы: у данного способа размещения немало плюсов и с точки зрения не только клиентов, но и сотрудников.

Когда представители одного отдела находятся в отдельном кабинете, производительность труда повышается, потому что, во-первых, исчезает необходимость в лишних перемещениях, все сотрудники отдела находятся в удобном расположении друг от друга.

Во-вторых, это помогает сплотить коллектив конкретного отдела, ведь на протяжении всего дня люди будут находиться в замкнутом пространстве, а рабочие моменты создадут необходимость для кооперации работников между собой, в-третьих, такой тип размещения позволит наладить рабочий ритм.

Минусы: безусловно, данный тип размещения наиболее затратен, так как в плане аренды офиса нас уже не устроит секция в торговом центре, это должно быть цельное рабочее пространство с большим количеством кабинетов.

Причем если снимать, скажем, пять кабинетов на этаже какого-либо бизнес-центра, возникает еще и необходимость в обозначении фирмы, отделении пространства занимаемого вами, от иных фирм, расположенных на этом же этаже, а это дополнительные траты на печать вывесок, плакатов и указателей.

Американский тип размещения. Open space

Кому подойдет: фирме с штатом сотрудников 100+, которая ежедневно обслуживает большое количество клиентов либо вообще не имеет необходимости в обслуживании клиентов. Идеальный вариант для работников сферы дизайна и рекламы, так как возникает возможность творчески подойти к оформлению пространства. На Западе такой тип размещения очень популярен в сфере банковского дела.

Плюсы: во-первых, размещение работников по данной системе поможет немало сэкономить руководству, во-вторых, поможет сотрудникам чувствовать рамки чужой свободы, в-третьих, существенно увеличится процент рациональности используемого пространства, что также является немаловажным аспектом, влияющим на вложения предпринимателя в бизнес проект, в-четвертых, это, безусловно, сплочение сотрудников разных отделов между собой.

Минусы: однако данная система отнюдь не идеальна.

И с одной стороны, немало сэкономив, с другой стороны, предприниматель должен понимать, что такое пространство не всегда может быть комфортным для работника и на это есть ряд причин: во-первых, высокий уровень шума, во-вторых, смешение руководителей и исполнителей, в-третьих, трудность в расположении тихих и громких отделов (отделы, которые постоянно нуждаются в коммуникации и, к примеру, бухгалтерия). К тому же американские исследователи доказали, что работа по принципу открытого пространства может снизить работоспособность коллектива, так как потеря времени у персонала может достигать двух часов в день. Определенные сложности в выполнении норм техники безопасности.

Смешанный тип размещения

Кому подойдет: фирмам любого типа.

Довольно сложно сказать о конкретных плюсах и минусах данного типа размещения. В первую очередь предприниматель должен четко осознавать, что данный тип — это золотая середина между классическим и американским. Поэтому выводы о преимуществах и негативных сторонах вопроса стоит делать исходя из характеристик, имеющихся в двух предыдущих описаниях.

Психологическая сторона вопроса

Немаловажно в вопросе размещения руководствоваться не только потребностью рациональной организации рабочего пространства и финансово-экономических вложений. Стоит уделить особое внимание мнению психологов на этот счет.

В вопросах формирования и размещения определенных отделов необходимо исходить из того, что все они разделяются на громкие и тихие. Громкие отделы испытывают постоянную потребность в коммуникации, движении. К такого рода отделам можно отнести маркетологов, рекламщиков, пресс-службу и т д.

Тихие отделы в своей деятельности в основном работают с документами и дистанционными средствами коммуникации (компьютер, факс, телефон). Безусловно, при расположении данных отделов в классической системе проблем возникнуть не должно, а вот с open space необходимо все хорошенько продумать и взвесить.

Помимо прочего психологи считают немаловажным уделить внимание темпераменту и характеру коллег по работе, однако на практике это довольно сложно сделать.

Японская система

Последнее время в моду входит все больше восточного, но японская система вовсе не вынуждает посадить всех сотрудников по фэн-шуй, дело здесь совсем в другом: учеными в Японии для повышения эффективности работы был разработан способ организации рабочего пространства, более известный как метод 5S.

Основной его целью является создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии.

В основе метода находятся пять ступеней, получившие название от первых букв пяти японских слов, которые в переводе означают «сортировка», «самоорганизация» (упорядочивание), «систематическая уборка», «стандартизация», «совершенствование» (улучшение).

Самое главное, что всегда должен помнить работодатель, — это то, что средства, вложенные в грамотную организацию рабочего пространства, окупятся вдвойне, повлияв на эффективность работы и трудоспособность коллектива, поэтому не стоит экономить на будущем процветании своей фирмы.

Источник: https://kontur.ru/articles/315

Нормы размещения сотрудников в офисных помещениях – Портал по безопасности

Размещение сотрудников в офисе

Требования к температуре и влажности воздуха, освещенности офисного помещения, а иногда даже к мебели жестко регламентированы.

Так, если среднесуточная температура за окном выше 10°С, в офисе должно быть по общему правилу 23-25°С, а если ниже этой границы – 22-24°С.

Определено также, как сокращается рабочий день, если в помещении холоднее допустимого или наоборот, очень жарко.

К примеру, если температура воздуха в офисе составляет 19°С, то находиться в нем можно не более семи часов, а если 18°С – не более шести часов и т. д. (СанПиН 2.2.4.3359-16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах», утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 21 июня 2019 г. № 81).

Отдельные нормы существуют для тех, кто использует в работе компьютеры. Площадь рабочего места таких сотрудников не может быть менее 4,5 кв. м (если установлен плоский монитор) или менее 6 кв. м (если рабочее место оборудовано монитором старого типа, с кинескопом).

А после каждого часа работы помещение следует проветривать (Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы»; утв.

Главным государственным санитарным врачом РФ 30 мая 2003 г.).

Каковы требования к организации рабочих мест сотрудников

Иначе говоря, охрана труда, по сути, является системой законодательных актов в совокупности с социально-экономическими, организационными, техническими, гигиеническими и лечебно-профилактическими мероприятиями и средствами, обеспечивающими безопасные условия работы и сохранение здоровья работников предприятия.

Согласно требованию статьи 209 ТК РФ, соответствующий федеральный исполнительный орган устанавливает порядок аттестации рабочих мест с целью определения факторов, влияющих на безопасность условий труда на производстве. За каждое нарушение установленного законодательства работодатель несет ответственность.

Нормы рабочего места в офисе

В помещениях, где менеджеры работают с персональными компьютерами, должно быть обеспечено как искусственное, так и естественное освещение. Использование ЭВМ в помещениях без естественного освещения нуждается в разрешающем санитарно-эпидемиологическом заключении.

Если монитор устаревший (на базе электронно-лучевой трубки), то нормы площади рабочего места в офисе – минимум 6 кв. м. на человека. Для ЭЛТ- экранов опускается 4,5 кв.

м/чел., но только в том случае, если рабочий день длится меньше 4 часов, а в процессе работы не используется дополнительных устройств (сканер, ксерокс, принтер и т. д.

)

Требования к офисным помещениям, сдающимся в аренду

Практические всегда обособленной графой идут пожарные требования к офисным помещениям. Это очень серьезный фактор, обуславливающий сохранность жизнедеятельности всех людей находящийся внутри.

Компьютеры, микроволновки, электрочайники, пепельницы, удлинители и розетки – все это может стать причиной замыкания, и как следствие пожара.

Поэтому столь повышенные требования к офисным помещениям вполне оправданы.

Рекомендуем прочесть:  Когда можно получить накопительную пенсию

Все основополагающие требования, предъявляемые к офисным помещениям регламентированы СанПиНом, ТК РФ, а также различными ГОСТами и СНиПами.

Знание подобных норм поможет избежать излишних дискуссий как с налоговой инспекцией, так и пожарными. Постараемся разобрать некоторые требования к офисным помещениям.

Особую важность имеют гигиенические требования к офисным помещениям (освещенность, вентиляция, влажность, температура воздуха, мусоропровод, шумоизоляция, и даже требования к уборке офисных помещений).

Каждая компания, выбирая помещение, в котором будет работать ее персонал, учитывает различные особенности подобных предложений.

Это понятно, поскольку с одной стороны офис должен быть удобным, чтобы сотрудники чувствовали себя в нем комфортно, а с другой стороны, такое помещение должно отвечать нескольким сугубо техническим требованиям, о них дальше …

Помещение должно иметь все необходимые инженерно-технические коммуникации. К этому перечню относятся не только проведенные линии телефонной связи, интернет в офис, но и некоторые другие.

В качестве яркого примера можно привести необходимость присутствия скоростных лифтов и в зависимости от общей площади здания их должно быть не менее двух: пассажирский и грузовой.

Кроме того, офисное здание должно быть обеспечено высокой энергоемкостью, что необходимо для функционирования большого количества офисной техники.

Нормативные значения перечисленных нагрузок, учитываемые неблагоприятные сочетания нагрузок или соответствующих им усилий, предельные значения прогибов и перемещений конструкций, а также значения коэффициентов надежности по нагрузке должны быть приняты в соответствии с требованиями СНиП 2.01.07. Должны быть учтены также указанные в задании на проектирование дополнительные требования заказчика к нагрузкам от тяжелых элементов оборудования.

4.16 . В зданиях учреждений следует предусматривать систему очистки от мусора и пылеуборку. Необходимость устройства мусоропроводов устанавливают заданием на проектирование. Для зданий, не оборудованных мусоропроводами, следует предусматривать мусоросборную камеру или хозяйственную площадку.

Правила обеспечения пожарной безопасности в офисах

  • срочно сообщить в пожарную охрану о возгорании по телефону 01 (для сотовых 101, 010, 112);
  • если самостоятельно ликвидировать очаг возгорания невозможно, то закрыть окна и форточки, чтобы перекрыть доступ кислороду, и немедленно покинуть помещение;
  • оповестить о пожаре коллег в соседних помещениях;
  • отключить электроэнергию и вентиляцию (по возможности);
  • покинуть опасную зону и далее действовать по указанию ответственных за пожарную безопасность;
  • если по какой-то причине покидать помещение опасно (сильное задымление в коридоре), уплотнить дверь, заткнув щели подручными материалами и приоткрыть окно для проветривания, известить администрацию о месте своего нахождения, а после прибытия пожарных попросить помощи.

При обеспечении пожарной безопасности в офисе следует руководствоваться несколькими важными критериями. Прежде всего нужно определить, к какому классу пожарной опасности относится помещение. Согласно Своду правил СП.12.13130.2009 «Определение категорий помещений, зданий и наружных установок по взрывопожарной и пожарной опасности», все помещения подразделяются на пять категорий:

Рекомендуем прочесть:  Помощь Многодетным Семьям В 2019 В Тверской Области

Какие требования закон предъявляет к нежилым помещениям

Главные ограничения относятся к коммерческим помещениям, которые расположены в жилых домах или в непосредственной близости от них.

В таких нежилых помещениях запрещается деятельность, которая наносит вред жильцам квартир.

Это означает, что в нежилых помещениях запрещено располагать производство, если его работа нарушает санитарные нормативы по уровню загрязнения окружающей среды и воздуха или превышает допустимый уровень шума.

Если в нежилых помещениях организуются кафе или столовые, помните, что их работа согласовывается с Роспотребнадзором.

Для этого придётся выполнить довольно большое количество требований, включая разделение помещения для приготовления пищи на горячий и холодный цех, моечную и помещения для хранения продуктов, продумать маршруты движения готовой и сырой продукции, грязной и чистой посуды, которые не должны пересекаться.

Моечная для мытья посуды оборудуется в отдельном помещении или в кафе устанавливается посудомоечная машина, специально предназначенная для работы в учреждениях общественного питания. В помещении доkжен быть оборудован отдельный туалет и душ для персонала, а также раздевалка для переодевания в спецодежду.

Есть и другие требования, которые можно уточнить в роспотребнадзоре или у юристов, которые специализируются на сопровождении деятельности коммерческих организаций.

6.2.3. Расстояние по путям эвакуации от дверей наиболее удаленных помещений (кроме уборных, умывальных, курительных и других обслуживающих помещений без постоянного пребывания людей) до выхода наружу или на лестничную клетку должно быть не более указанного в таблице 6.1 .

6.3.4. В зданиях не допускается предусматривать производственные и складские помещения, относящиеся к категориям А и Б (по НПБ 105 ).

В помещениях архивов и кладовых площадью более 36 м 2 при отсутствии окон следует предусматривать вытяжные каналы площадью сечения не менее 0,2 % площади помещения и снабженные на каждом этаже клапанами с автоматическим и дистанционным приводом.

Источник: https://sivcomsks.com/normy-razmescheniya-sotrudnikov-v-ofisnyh-pomescheniyah/

Как рассадить сотрудниц в офисе?

Размещение сотрудников в офисе

Очередной раз задумалась над вопросом правильной рассадки сотрудников в офисе. Очевидно, что это влияет на результативность и эффективность работы. Нередко, многие из нас сталкивались с тем, что расположение сотрудников в офисе крайне неудобно. Кто его знает почему, но неудобно и все.

Мало кто при рассадке сотрудников в офисе задумывается, как правильно расположить рабочие места сотрудников различных подразделений и различного функционала, чтобы это было не только удобно, но и приводило к лучшей результативности работы. Единственный принцип рассадки, который мне довелось наблюдать – это разделение по подразделениям согласно структуре и штатному расписанию, и подбор помещений под численность.

Читаю изыскания в одном уважаемом источнике на эту тему, и смеюсь в слёзы. Оказывается, системное мышление, без коего в нашем деле никуда, некоторых доводит до крайностей.

5 принципов разделения сотрудников

Привожу перечень обнаруженных принципов разделения сотрудников в помещении офиса (даже и не подозревала, что такой классификатор существует):

  1. По кастам (руководителей отдельно, всех остальных в open space, чтобы одни другим не мешали);
  2. Тематический (по проектным группам);
  3. Микс (смешать в одном помещении сотрудников из разных подразделений. Пускай бухгалтера пососедствуют с менеджерами, может тогда они поймут, что работа в тихой бухгалтерии — это рай по сравнению с тем, как приходится работать в окружении болтливого «продающего» персонала, который то клиентов «поддерживает» по громкой связи, то вовсю обсуждает продуктовую новинку для продаж, норовя нарисовать макет на обратной стороне годового отчета главбуха);
  4. Психологический (рекомендуется для «внимательных» и «чутких» руководителей, готовых собрать в одном кабинете сотрудников находящихся «на одной волне», а в другом кабинете сотрудников находящихся «на другой волне»);
  5. Антагонистический (рекомендован для прекращения вечной болтовни не по делу и сплетен. Поместите в одну комнату с ними кого-то из начальства — какого-нибудь зама или зама зама. Или же смешайте ярых противников, болельщиков «Спартака» и «ЦСКА», и переживите пару недель боев не на жизнь, а на смерть. Если переживете – болтовня и сплетни канут в лету).

При этом, чтобы получить алгоритм рассадки, на выбранный принцип еще нужно наложить способ рассадки.

Способы рассадки предлагаются следующие:

  • «как в школе»;
  • «елочка»;
  • «по периметру»;
  • «креативный».

Описание способов рассадки – это отдельная история, по поводу чего, по всей видимости копий наломано нимало.

Изучив концепции, далее источник рекомендует составить наиболее продуктивный для деятельности «портрет» офиса, в зависимости от того результата, который вы хотите получить.

И в завершение, следует рекомендация психологов, на которую всем настоятельно рекомендуется обратить особое внимание – это «тасовать» колоду сотрудников и делать перестановку каждые три месяца, дабы избежать «застоя» в офисе.

Правда, предостерегают, ссылаясь на некоторые крупные корпораций, у которых были прецеденты, когда постоянные пересадки персонала, количество которого перевалило за 600 привели к тому, что люди уже сами не помнили кто где сидит. Но зато начальство всегда было при работе — пройти все уровни корпоративного тетриса, и собрать из него пазл под силу только руководству с железной выдержкой.

Почитала-посмотрела на все это, и пришла к выводу, что при рассадке сотрудников в офисе нужно руководствоваться исключительно принципом разумности и целесообразности. Очевидно, что продавцы не должны сидеть в одном кабинете со снабженцами, логистами, складскими.

Бухгалтерам, экономистам, финансистам, сметчикам и инженерам нужна спокойная атмосфера, чтобы иметь возможность максимально сосредоточиться, так как цена ошибки высока. Руководитель активных продавцов и руководитель подразделений, работающих с клиентами и поставщиками должны быть на одной территории со своими бойцами, так как постоянно в режиме нон-стоп решаются вопросы.

А Топ-менеджерам нужны отдельные кабинеты, как ни крути. В общем, все оказалось очевидно и просто после попытки углубиться в науку.

10 способов, как сделать ваш офис неудобным

Затрону еще одну важную тему, которая тоже влияет на работоспособность сотрудников компании, а соответственно и на эффективность работы компании. Самые распространенные факторы, которые объективно снижают работоспособность, следующие:

  1. Плохая вентиляция и кондиционирование (системы или не рассчитаны на фактическое количество сотрудников, или нет возможности регулировать температуру и приток воздуха. Здесь же непродуманная расстановка мебели или места установки кондиционеров, когда при включении кондиционеров или открытии окон возникает сквозняк, и сотрудники попросту простывают и заболевают);
  2. Неприятные запахи (и это тоже отдельная история отдельных «пахучих» сотрудников, или нарушения канализационной системы офисного здания);
  3. Слишком плотная рассадка (слишком близкое соседство с коллегами не каждому в радость, плюс проблема в нехватке места для документов и бумаг);
  4. Шум (отвлекает от работы. Среди его причин — большое количество рабочих мест в одном помещении, телефонные разговоры коллег и регулярные визиты гостей, которые отвлекают от работы. Один из самых эффективных способов решения проблемы шума — это акустический подвесной потолок, который не даёт звуку отражаться и экранировать, распространяясь по всему оупенспейсу. Плюс продуманная планировка офиса и рассадка персонала позволит минимизировать поток посетителей в рабочих зонах);
  5. Нехватка переговорных (серьёзно усложняет порядок назначения встреч. Сотрудники, которым не хватило переговорки, начинают устраивать собрания на рабочих местах, мешая другим);
  6. Плохое освещение (рабочего места в частности, и офиса в принципе. Тут без комментариев… Решение вопроса элементарное и с мизерными затратами. И несмотря на это данный вопрос возникает чаще, чем должен). От редактора — мы в рубрике Кайдзен часто пишем, как поднять эффективность работы сотрудников и хорошее освещение важный фактор;
  7. Неудобная и непрочная мебель (и тут тоже без комментариев);
  8. Отсутствие кофе-поинтов (возможность выпить горячий напиток на работе или разогреть принесённый из дома обед, порой жизненно необходимо. Более того, такая зона зачастую становится неформальным центром офиса с непринуждённой атмосферой, которая создаёт благоприятные условия для контактов сотрудников, что положительно влияет на процесс командообразования);
  9. Нехватка туалетов (без комментариев в принципе);
  10. Отсутствие гардероба (и это проблема, когда вещи сотрудникам приходится хранить где придется. Порой это бывают самые неожиданные места, типа тумбочек, сейфов, шкафов для документов).

К сожалению, так или иначе, большинство данных факторов являются реально существующими, и могу с уверенностью сказать, что все они действительно в значительной мере влияют на работоспособность. Эмпирически проверено, что при устранении данных неблагоприятных факторов работоспособность становится гораздо выше, а цена решения данных вопросов не столь высока.

А еще, мне было всегда любопытно, почему в офисы, как правило, приобретается мебель самых унылых цветов? Чтобы у сотрудников ни в коем случае не улучшилось настроение? Или тусклая мебель стоит дешевле? От цвета мебели ее цена не зависит. Мебель, что серого, что оранжевого или фиолетового цвета одного производителя одной и той же серии стоит одинаково.

У Клуба крупнейшее бизнес-сообщество в Российском

C 2018 года мы проводим мероприятия для ТОП-менеджеров в Москве. Наш организационный партнер — нетворкинг агентство RuTalks, встречи проводит экс-ТОП «НорНикель» Алексей Архипов в «Президент-Отеле».

Источник: https://dirclub.ru/rassadka-sotrudnikov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.